Condurre una riunione

Quando la sala è pronta, apra la riunione e prema Avvia la riunione. Quell’unica azione avvia il cronometro e apre la sala della riunione: una schermata dedicata, senza distrazioni, che percorre l’ordine del giorno punto per punto. Se deve allontanarsi, Metti in pausa ferma i cronometri e chiude la sala; Riprendi la riunione riparte da dove era rimasto. Il tempo in pausa non conta mai come tempo di riunione.

Orientarsi

• L’ordine del giorno sta a sinistra: punti numerati, quante note ha ciascuno e il tempo impiegato rispetto alla stima (color ambra quando un punto sfora). Faccia clic su un punto qualsiasi per saltarci, oppure usi Precedente, Successivo o i tasti freccia.
• In alto vede il tempo previsto e quello trascorso, chi è presente (ci faccia clic per gestire le presenze, anche per aggiungere qualcuno arrivato a riunione iniziata) e una barra di avanzamento con un segmento per punto.
• Tutto si sincronizza in tempo reale: gli altri partecipanti vedono lo stesso punto, le stesse note e lo stesso avanzamento sul proprio schermo.

Trattare un punto

Ogni punto mostra la sua scheda (o la descrizione del punto libero) e due spazi in cui scrivere:

• Le Note sono le osservazioni dei presenti. Su un punto legato a una scheda, le note sono veri commenti su quella scheda: dopo restano quindi visibili sulla bacheca e le menzioni con @ avvisano le persone come al solito. Migliora con IA può riscrivere una nota grezza in una voce di verbale pulita; è un suggerimento che lei applica o scarta, mai qualcosa che viene pubblicato al posto suo.
• La Conclusione è ciò che è stato deciso o concordato. Diventa il riassunto di questo punto nel verbale, quindi la annoti finché tutti ricordano.

Poiché il punto è la scheda vera, può agire su di essa senza uscire dalla sala: la sposti in un’altra colonna, aggiunga sottoattività o alleghi un file (per esempio una foto del disegno sul tavolo). Emerge qualcosa di nuovo a metà discussione? Nuova scheda la registra direttamente nel backlog, collegata al punto da cui è nata, per dettagliarla più tardi sulla bacheca.

Il lavoro per una persona precisa, detto di sfuggita e solo per metà attinente al punto sullo schermo, ha una strada più breve: Scheda rapida sulla riga in alto della sala, o il tasto c da qualunque punto. Un titolo e una persona, nient’altro. La scheda finisce nella prima colonna della bacheca, pronta da completare più tardi, e resta collegata al punto aperto così da comparire nel verbale. Si possono scegliere solo i partecipanti con un account Wyroo: un ospite esterno è un indirizzo e-mail, non qualcuno a cui la bacheca possa assegnare lavoro.

Definire l’esito di un punto

Ogni punto termina in uno di due modi:

• Risolto: discusso e concluso.
• Resta aperto: passa automaticamente all’ordine del giorno della prossima riunione.

Entrambi i pulsanti registrano la decisione e passano al punto successivo in un solo gesto (la barra spaziatrice vale come Risolto). Può tornare su qualsiasi punto e cambiarne l’esito finché la riunione non è chiusa.

Segnare i punti d’azione

Ogni volta che una nota o una conclusione suona come lavoro per qualcuno, prema Punto d’azione accanto a essa. Segnare è un solo tocco e non crea ancora nulla: durante la riunione nessuna scheda appare sulla bacheca. Decide dopo la riunione, a mente fresca, che cosa diventa una scheda. Su una conclusione il pulsante resta in grigio finché non ne ha scritta una, perché non c’è ancora nulla da segnare. Veda Verbale e punti d’azione.

Quando l’ultimo punto è stato definito, o quando preme Chiudi la riunione, la sala passa alla revisione del verbale, descritta nel capitolo successivo.