Trovare schede duplicate

In un cantiere attivo lo stesso lavoro finisce spesso due volte sulla bacheca. Due persone creano una scheda la stessa mattina, un’azione emersa in una riunione di cantiere viene riscritta una settimana dopo, oppure la stessa domanda ritorna con parole diverse. Nessuno sbaglia, ma la bacheca si riempie via via di coppie di schede su un unico lavoro, e il lavoro viene fatto due volte oppure non viene fatto.

Wyroo aiuta in due momenti: mentre scrive una nuova scheda e, in seguito, sull’intera bacheca.

Un avviso mentre scrive

Quando digita il titolo di una nuova scheda, Wyroo consulta discretamente le schede già presenti nel progetto. Se una di esse riguarda lo stesso lavoro, sotto il titolo compare un breve avviso:

Potrebbe esistere già una scheda su questo argomento

Meerwerk extra scheidingswand Certezza alta

Entrambe le schede riguardano il prezzo della parete divisoria aggiuntiva nell’ingresso.

Ha allora due possibilità: Apri scheda esistente, per leggere quanto già annotato, oppure Crea comunque una nuova scheda, se si tratta davvero di un lavoro diverso.

È sempre e soltanto un avviso. Wyroo non la ferma mai e, se prosegue, non glielo richiede più per quel titolo.

Sulla bacheca e nel backlog, dove una scheda si crea con una sola pressione di Invio, l’avviso compare una volta. Prema di nuovo Invio, oppure scelga Crea comunque una nuova scheda, e la scheda viene creata.

Controllare tutta la bacheca

Per mettere ordine in ciò che già esiste, apra una bacheca di progetto e scelga Cerca schede duplicate.

Wyroo legge le schede della bacheca e mostra le coppie che sembrano riguardare lo stesso lavoro. Leggere una bacheca richiede qualche istante, quindi può lasciare la finestra aperta.

Per ogni coppia vede entrambe le schede, una breve spiegazione del motivo per cui Wyroo ritiene che si sovrappongano e quanto ne è certo.

Come leggere il risultato

Un risultato si presenta così:

Certezza alta

WYR-42 Aanpassing sprinkler koof WYR-58 Extra sprinkler boven maatwerkkoof

Entrambe le schede riguardano l’aggiunta della protezione sprinkler nella stessa controsoffittatura su misura. Coincidono anche il luogo e l’impresa coinvolta.

Due aspetti meritano attenzione.

La spiegazione è la parte da leggere. Indica che cosa hanno davvero in comune le due schede, così può giudicare in un attimo se Wyroo ha visto giusto.

La certezza è indicata come alta o media, mai come percentuale. Un numero come “91 % di corrispondenza” farebbe pensare che Wyroo abbia calcolato una sovrapposizione esatta, e non è così. Wyroo ha letto entrambe le schede e si è fatto un’opinione, come farebbe un collega.

Wyroo non ha sempre ragione e si limita a consigliare. Decide lei.

Unire due schede

Scelga Unisci schede su una coppia e Wyroo la guiderà.

Scelga la scheda da mantenere

Per prima cosa indica quale delle due schede resta. Quella scheda mantiene il proprio numero, il che conta: i numeri vengono citati in verbali, PDF e messaggi. L’altra scheda viene unita a essa.

Controlli il titolo e la descrizione proposti

Wyroo propone poi un titolo e una descrizione combinata. Wyroo si limita a riorganizzare quanto già presente sulle due schede: non aggiunge fatti, decisioni o scadenze e, dove le schede si contraddicono, mantiene entrambe le formulazioni invece di sceglierne una.

Può modificare entrambi i campi prima che accada qualcosa. Nulla viene salvato finché non preme Unisci.

Che cosa succede unendo

Tutto ciò che si trova sulla seconda scheda passa alla scheda che mantiene:

i commenti, riordinati per data e ora così che la discussione si legga correttamente
i file e gli allegati
le sottoattività
i punti della riunione
le note e le attività collegate
la cronologia della scheda

Non va perso nulla. Se alla scheda mantenuta non era assegnato nessuno, prende la persona dell’altra scheda. Se entrambe avevano una scadenza, vince la più vicina.

La scheda unita esce dalla bacheca, così le colonne diventano davvero più ordinate. Non viene eliminata: apra il suo vecchio numero e vedrà con quale scheda è stata unita, con un collegamento diretto.

Annullare un’unione

Subito dopo l’unione compare il pulsante Annulla. Con esso entrambe le schede tornano esattamente come erano, comprese la colonna e la posizione della seconda scheda.

È voluto. Wyroo si limita a consigliare, quindi un suggerimento sbagliato non deve mai costarle nulla.

Quando le schede sono davvero diverse

Se una coppia non è un duplicato, scelga Non è un duplicato. Wyroo ricorda la decisione e non propone più quelle due schede insieme.

Tornano soltanto se una delle schede cambia davvero in seguito, per esempio se qualcuno riscrive la descrizione. Spostare una scheda in un’altra colonna o assegnarla a un’altra persona non le fa tornare, perché questo non cambia l’argomento della scheda.

Che cosa Wyroo non fa

Wyroo non unisce né elimina mai una scheda da solo. Ogni modifica la conferma lei.
Wyroo non inventa nulla. Titoli e descrizioni nascono da quanto è già presente sulle due schede.
Wyroo non la blocca mai. Ogni avviso può essere ignorato.