Esportare la bacheca in PDF

Non tutti, in un cantiere, hanno voglia di aprire un’app. A volte serve il lavoro su carta: appeso alla parete del container di cantiere, consegnato a un subappaltatore o allegato a un’e-mail per il cliente. Wyroo può trasformare la sua bacheca in un PDF ordinato (un documento stampabile), così il piano la accompagna ovunque, anche dove non c’è segnale.

La bacheca è la sua lista di lavoro condivisa, disposta in colonne. Una scheda è una singola attività su quella bacheca. Se questi termini sono nuovi per lei, inizi da La bacheca (Kanban) e Lavorare con le schede.

Cosa può fare qui

L’esportazione crea un PDF una tantum dalla sua bacheca. Lei decide cosa includervi:

Colonne: scelga quali colonne includere (ad esempio, escluda una colonna “Completato” che non le serve su carta).
Raggruppamento: raggruppi le schede per colonna o per ruolo, così il documento è ordinato nel modo più adatto al lettore.
Filtri: lo restringa a un solo tipo di scheda, un solo ruolo o una sola persona, così ciascuno vede solo ciò che lo riguarda.
Schede completate: includa le schede completate oppure le lasci fuori per una panoramica pulita di “ciò che resta”.
Codici QR: aggiunga a ogni scheda un piccolo codice a barre quadrato che, scansionato con un telefono, apre quella scheda online.

Il PDF presenta una discreta personalizzazione con il nome e il codice del suo progetto, la data e l’ora in cui è stato creato e un numero di pagina su ogni pagina. Ogni scheda mostra il suo numero e il suo titolo, oltre a tutto ciò che contiene: a chi è assegnata, i suoi ruoli, i suoi tag, la sua data di scadenza e l’avanzamento delle sue sottoattività (ad esempio “3/5”). Sotto, il documento stampa la descrizione della scheda ed elenca una per una le sue sottoattività, spuntate o meno, con la persona a cui sono assegnate.

Come esportare la bacheca

Apra la bacheca del suo progetto.
Selezioni Esporta PDF.
Nella finestra che si apre, spunti le Colonne che desidera. Per impostazione predefinita è selezionata ogni colonna attiva.
In Raggruppa per, scelga Colonna o Ruolo.
Usi i filtri Tipo, Ruolo e Assegnato a se vuole restringere la lista. Li lasci su Qualsiasi per includere tutto.
Attivi Includi schede completate se vuole il lavoro completato nel documento.
Attivi o disattivi Codice QR su ogni scheda. È attivo per impostazione predefinita.
Selezioni Scarica. Il suo browser salva il PDF, con il nome del suo progetto.

Suggerimento: le scelte nella finestra sono indipendenti dai filtri della bacheca che potrebbe aver impostato sullo schermo. Le imposti qui esattamente come vuole che il PDF si presenti.

Usare i codici QR in cantiere

Un codice QR è un piccolo codice a barre quadrato che si scansiona con la fotocamera del telefono. Nell’esportazione ne compaiono due tipi:

Il QR della bacheca in cima alla prima pagina apre la bacheca online, con gli stessi filtri che ha esportato. Lo scansioni per passare dal foglio stampato alla bacheca in tempo reale.
Il QR per scheda apre quella singola scheda. Consegni un foglio stampato a un subappaltatore, gli faccia scansionare la scheda a cui sta lavorando e arriverà direttamente su di essa (senza cercare).

Entrambi i link sono protetti da accesso. Se una persona non autenticata scansiona un codice, vede solo la schermata di accesso e nulla più, così una stampa lasciata su una scrivania non divulga il suo progetto.

Consigli pratici

Crei un foglio mirato filtrando per un ruolo o una persona, così a un mestiere arrivano solo le sue attività.
Raggruppi per ruolo quando al lettore interessa chi fa cosa; raggruppi per colonna quando gli interessa la fase del lavoro.
Lasci fuori le schede completate per un rapido foglio di “ciò che resta da fare”, oppure le includa quando le serve un registro completo.
Riesporti in qualsiasi momento. Il PDF è un’istantanea del momento in cui lo crea, quindi ne generi uno nuovo ogni volta che la bacheca avanza.
Le colonne vuote vengono saltate automaticamente, così il documento resta compatto.

Per lavorare sulla bacheca in tempo reale invece che su una stampa, veda il backlog e i filtri. Per configurare i ruoli in base ai quali può raggruppare e filtrare, veda Ruoli e responsabilità.