Verbale e punti d'azione

Chiudere una riunione è un momento deliberato, in due passi: prima rivede il verbale, poi lo blocca. Solo dopo il blocco decide quali punti d’azione diventano schede.

Confermare il verbale

Chiudi la riunione apre la revisione. Ogni punto all’ordine del giorno è elencato con il suo esito (Risolto, Resta aperto oppure un avviso Non trattato), le sue note e un riassunto modificabile.

Se ha lasciato vuota la conclusione di un punto, una bozza di riassunto potrebbe già essere pronta, redatta dalle note di quel punto e contrassegnata come Bozza IA. È un punto di partenza, niente di più: la legga, la corregga, e il contrassegno sparisce nel momento in cui la modifica. Quando l’IA non è disponibile, il campo è semplicemente vuoto e il riassunto lo scrive lei.

Prenda sul serio l’avviso su questa schermata: una volta premuto Conferma e blocca, la riunione è chiusa per sempre. Non può essere riaperta, ripresa o modificata. Se vuole solo allontanarsi un momento, usi invece Metti in pausa. Torna alla riunione riporta alla sala senza bloccare.

Il rapporto del verbale

Il verbale è un PDF che può scaricare dalla pagina della riunione: un’anteprima aggiornata mentre la riunione è in corso, la versione definitiva una volta chiusa. Il blocco congela il contenuto, quindi rinominare più tardi schede o persone non cambia mai un verbale già emesso.

Il rapporto si legge come lo condurrebbe un presidente di riunione: prima i punti riportati dalla riunione precedente con il loro esito, poi l’ordine del giorno con le note e il riassunto di ogni punto, e infine tre elenchi:

• Decisioni: la conclusione di ogni punto definito.
• Elenco delle azioni: chi fa che cosa, una riga per ogni scheda creata da questa riunione.
• Punti aperti per la prossima riunione: tutto ciò che resta aperto.

Dopo la chiusura, Invia il verbale invia il rapporto come allegato PDF. Tutte le persone invitate sono preselezionate, compresi gli assenti e gli ospiti esterni; disattivi chi non deve riceverlo. Ogni destinatario riceve l’e-mail nella propria lingua, e un secondo invio accidentale viene bloccato automaticamente. Chiudere una riunione non invia mai e-mail da solo; l’invio del verbale è sempre una sua azione esplicita.

Dagli accordi alle schede

Durante la riunione ha segnato note e conclusioni come punti d’azione. Dopo il blocco compaiono sotto Punti d’azione di questa riunione, e una sola regola governa l’intera schermata: niente arriva sulla bacheca finché non lo accetta.

L’IA legge una volta, in background, il verbale appena bloccato e può aggiungere proposte proprie: lavoro che il verbale implica ma che nessuno ha segnato, e titoli più precisi per i punti segnati in sala. Ogni riga mostra da dove proviene (segnata a mano o proposta dall’IA).

Su ogni riga il controllo resta a lei:

• La apra per correggere il titolo, la descrizione, il tipo di scheda e l’assegnatario, e per vedere da quale punto all’ordine del giorno proviene. Gli assegnatari possono essere solo partecipanti con un account Wyroo.
• Crea scheda trasforma il punto in una vera scheda della bacheca nella colonna Da fare, portando con sé ogni cosa e restando riconducibile alla riunione. Crea tutte accetta l’intero elenco in una volta.
• Elimina rimuove una proposta per sempre; chiede sempre prima conferma.
• Ha accettato per errore? Annulla elimina di nuovo la scheda, ma solo finché è intatta: ancora nella colonna di arrivo, senza commenti, senza allegati.

L’assegnatario di una nuova scheda riceve una notifica, e le bacheche si aggiornano in tempo reale per tutti. Ciò che lascia in sospeso resta semplicemente in attesa sulla pagina della riunione.

Cosa fa qui l’IA, e cosa non fa mai

Tutta l’IA delle riunioni segue le stesse regole. Lavora solo su ciò che è stato effettivamente scritto in questa riunione, non inventa mai fatti, nomi, date o decisioni, e scrive nella lingua delle sue note. Tutto ciò che produce è un suggerimento con un’etichetta IA visibile, e una persona lo accetta o lo modifica prima che qualcosa venga registrato, inviato o messo sulla bacheca. Se il suo spazio di lavoro non ha un’IA configurata, tutti i flussi descritti sopra funzionano comunque; semplicemente i riassunti e i titoli li scrive lei.