Preparare una riunione

Le buone riunioni si preparano nei ritagli della settimana, non la sera prima. In Wyroo quella preparazione consiste in due abitudini: mettere in lista una scheda nel momento in cui pensa “dovremmo discuterne”, e lasciare che la procedura guidata trasformi quella lista in un ordine del giorno quando arriva la riunione.

Mettere in lista le schede durante la settimana

1. Sulla bacheca, faccia clic con il tasto destro su una scheda e apra Da discutere in. Spunti il tipo di riunione a cui appartiene, per esempio Riunione di cantiere. Un segno di spunta mostra dove la scheda è già prevista, e un secondo clic lo rimuove.
2. Può fare lo stesso dalla scheda stessa: la apra e usi il campo Da discutere in.
3. Una scheda prevista mostra una piccola icona di persone sulla bacheca. Ci passi sopra con il mouse per vedere per quali riunioni è prevista. Il menu Filtri della bacheca può inoltre mostrare solo le schede previste per un tipo, così poco prima della riunione può controllare con un clic il futuro ordine del giorno.

Una scheda può essere prevista per più tipi contemporaneamente. Quando una riunione viene chiusa, le schede che erano nel suo ordine del giorno vengono tolte automaticamente dalla lista di quel tipo.

Preparare la riunione: tre passi

Nella scheda di navigazione Riunioni, faccia clic su Nuova riunione. La procedura guidata Prepara la riunione la accompagna in tre passi.

Passo 1: partecipanti

Scelga prima il Tipo di riunione. Scegliendo un tipo, l’ordine del giorno si riempie subito con le schede previste per esso, dalla più vecchia, così l’ordine del giorno si legge nell’ordine in cui gli argomenti sono emersi durante la settimana. Il Nome viene proposto in base al tipo, al numero della riunione e alla sua azienda; nel momento in cui digita un testo suo, smette di seguire il tipo.

Poi scelga chi partecipa:

• Team: spunti i membri del progetto che devono esserci. Lei è preselezionato come organizzatore.
• Ospiti esterni: persone senza un account Wyroo, aggiunte con nome ed e-mail, per esempio il committente o un fornitore. Ricevono l’invito e il verbale via e-mail.

Passo 2: comporre l’ordine del giorno

Trascini le schede da Schede attive a sinistra in Punti all’ordine del giorno a destra, e trascini all’interno dell’ordine del giorno per stabilire la sequenza. Questo compone soltanto l’ordine del giorno; non sposta né modifica mai una scheda sulla bacheca.

• L’elenco mostra le schede aperte della bacheca del progetto, con un campo di ricerca, filtri per tipo di scheda e ruolo e un pulsante Aggiungi tutte. Le schede nel backlog e quelle completate non vengono proposte.
• Ogni punto all’ordine del giorno può avere una Durata stimata (minuti), che la sala della riunione usa per tenere il tempo.
• Aggiungi punto aggiunge un punto libero che non è una scheda: un titolo più una descrizione facoltativa, in cui può menzionare persone con @.
• I punti rimasti aperti nella riunione precedente vengono riportati automaticamente, contrassegnati come Dalla riunione precedente.
• Ogni nuovo ordine del giorno termina con un giro di Varie ed eventuali. È un punto come gli altri: lo trascini altrove o lo rimuova.

Passo 3: data e luogo

Scelga la data e l’orario di inizio (oggi o più avanti). Il luogo è precompilato con l’indirizzo del progetto. Lasci spuntato Inviare un invito ai partecipanti e concluda con Crea riunione.

Inviti

Ogni partecipante con un indirizzo e-mail riceve un invito con il marchio della sua azienda, con la data, il luogo e l’ordine del giorno numerato, nella propria lingua. È allegato un file di calendario standard (.ics), così la riunione finisce correttamente nel calendario di chiunque, in qualsiasi fuso orario. L’organizzatore riceve sempre una copia.

Può anche inviare o inviare di nuovo l’invito in un secondo momento dalla pagina della riunione. Modificare una riunione non invia di nuovo gli inviti, a meno che non spunti di nuovo la casella al momento di salvare.

Cosa vedono gli ospiti esterni

Gli inviti dei membri del team portano direttamente in Wyroo. Gli ospiti esterni ricevono invece un pulsante Vedi l’ordine del giorno che apre una pagina pubblica dell’ordine del giorno: non servono account né accesso, la pagina porta il logo della sua azienda e mostra sempre l’ordine del giorno aggiornato. Mostra soltanto i titoli e le descrizioni dei punti, mai le note, le conclusioni, i dettagli delle schede o l’elenco dei partecipanti. La pagina esiste solo quando è invitato almeno un ospite esterno, e ogni visita viene registrata.