Riunioni

Un progetto edile vive di riunioni: la riunione di cantiere con l’appaltatore, la riunione con il committente su scelte e budget, il giro interno prima di entrambe. Wyroo tratta una riunione come parte del progetto, non come una voce separata del calendario. L’ordine del giorno si costruisce dalle schede con cui già lavora, il verbale viene redatto mentre si parla e il lavoro che ne segue torna sulla bacheca sotto forma di schede.

Ogni progetto ha una scheda di navigazione Riunioni. Elenca le riunioni del progetto, dalla più recente, e ognuna ha uno stato:

• Bozza: in preparazione, senza ancora una data.
• Programmata: data e orario sono fissati, gli inviti possono partire.
• In corso: la riunione è in corso (o in pausa).
• Chiusa: svolta e bloccata, con il verbale definitivo.

La riunione che richiede la sua attenzione sta a parte, in cima all’elenco: quella in corso, oppure la prossima programmata. Se è già in corso o è prevista per oggi, il pulsante per avviarla o riprenderla sta lì accanto; se è più in là, quella voce si trova sotto i tre puntini, perché una riunione fra quattro giorni si prepara, non si avvia. Il resto è raggruppato per mese, dalla più recente, e le bozze senza data stanno in fondo.

La data ha un blocco tutto suo a sinistra, giorno della settimana compreso, così può scorrere la colonna con un’occhiata. Ogni riga mostra inoltre il tipo, l’orario, il luogo, i nomi di chi partecipa con un contatore per gli altri, quanti punti ci sono all’ordine del giorno, se qualcuno è rimasto in sospeso, e se il verbale è pronto.

Sopra l’elenco, quattro filtri lo restringono: Tutte, In arrivo, Richiede attenzione (riunioni con punti ancora aperti) e Chiuse. Il filtro fa parte dell’indirizzo, quindi un elenco filtrato si può condividere o salvare.

Le riunioni possono essere attivate o disattivate per ogni spazio di lavoro. Se non vede la scheda di navigazione Riunioni, per il suo non sono attive.

Tipi di riunione

Un tipo di riunione è un genere di riunione che il suo progetto tiene, per esempio una riunione di cantiere o una riunione con il committente. Ogni nuovo progetto parte con tre tipi: Riunione di cantiere, Riunione con il committente e Riunione interna. Chi può gestire il progetto può aggiungere, rinominare o eliminare i tipi in Gestisci i tipi di riunione nelle impostazioni del progetto.

I tipi sono ciò che rende la preparazione leggera. Durante la settimana chiunque può mettere in lista una scheda per un tipo (“da discutere nella prossima riunione di cantiere”). Quando qualcuno prepara poi una riunione di quel tipo, tutte le schede previste vengono portate automaticamente nell’ordine del giorno. Veda Preparare una riunione.

L’eliminazione di un tipo rimuove soltanto quell’indicazione dalle schede. Le riunioni già svolte mantengono il loro verbale.

Chi vede una riunione e chi può fare cosa

• Una riunione è visibile alle persone nel suo elenco dei partecipanti, oltre che al suo organizzatore. Essere membro del progetto non basta da solo, così una riunione interna resta interna.
• Chiunque possa contribuire al progetto può preparare le riunioni, modificarle, condurre la sala, chiuderle e inviare inviti o verbali.
• Eliminare una riunione e gestire i tipi di riunione richiedono i diritti di gestione del progetto.
• Una riunione chiusa è bloccata: nessuno può modificarla, ripeterla o eliminarla.

I capitoli di questa sezione

• Preparare una riunione: metta in lista le schede durante la settimana, componga l’ordine del giorno, inviti i partecipanti.
• Condurre una riunione: percorra l’ordine del giorno, annoti note e conclusioni, definisca l’esito di ogni punto.
• Verbale e punti d’azione: confermi e blocchi il verbale, invii il rapporto via e-mail e trasformi gli accordi in schede.