Lavorare con le schede

Una scheda è una singola unità di lavoro su una bacheca: un’attività, una domanda, una decisione da prendere o un problema da risolvere. La bacheca è l’elenco di lavoro condiviso del Suo team, disposto in colonne attraverso le quali trascina le schede man mano che il lavoro passa da “Da fare” a “Completato”. Questo capitolo riguarda le schede stesse: cosa contengono e chi può modificare cosa.

Se la bacheca è nuova per Lei, inizi prima con la panoramica della bacheca.

Cosa c’è su una scheda

Ogni scheda ha un titolo e un numero (come OAK-42). Il numero è fisso una volta creata la scheda, in modo che le persone possano farvi riferimento anche se il titolo cambia in seguito. Oltre a ciò, una scheda può contenere tanto o poco quanto Le serve:

Un tipo, in modo che le persone sappiano a colpo d’occhio di che genere di lavoro si tratta. Su una bacheca di progetto i tipi sono Attività, Dettaglio esecutivo, Modifica, Lavori in meno, Lavori in più e Riserva. Ciascuno ha il proprio colore e la propria icona.
Una descrizione, una nota più lunga con spazio per testo in grassetto, elenchi e link.
Una priorità: Critica, Alta, Media o Bassa.
Un assegnato a: l’unica persona responsabile della scheda.
Una data di inizio e una scadenza. Una scheda la cui scadenza è superata viene contrassegnata come in ritardo.
Un epic: un modo per raggruppare insieme schede correlate (per esempio “Allestimento della cucina”).
Etichette: piccoli contrassegni con codice colore che può applicare alle schede per segnalarle come preferisce il Suo team.
Ruoli: le persone o le funzioni che una scheda coinvolge (per esempio l’elettricista o il cliente).
Uno spazio: la stanza o l’area a cui appartiene la scheda, se è legata a un solo luogo anziché all’intero lavoro.
Sottoattività: una lista di controllo di passaggi più piccoli, con un conteggio dei progressi. Ogni sottoattività può essere assegnata a una persona.
File e allegati: disegni e foto collegati o allegati alla scheda.
Commenti: la conversazione sulla scheda.

Creare una scheda

Esistono due modi rapidi per creare una scheda.

In fondo a una colonna. Ogni colonna della bacheca ha un pulsante di aggiunta in basso.

Apra la bacheca.
Faccia clic sul pulsante aggiungi sotto la colonna a cui appartiene il lavoro.
Digiti un titolo e prema Invio. La scheda compare in quella colonna, pronta da compilare.

Da qualsiasi punto, con la palette di aggiunta rapida. È comodo quando viene un’idea e Lei non è sulla bacheca.

Prema Cmd+K (Mac) o Ctrl+K (Windows) da qualsiasi punto di Wyroo.
Digiti un titolo.
Scelga il progetto a cui appartiene la scheda. Se è già all’interno di un progetto, viene scelto per Lei.
Facoltativamente, scelga qualcuno a cui assegnarla.
Invii. La nuova scheda finisce nella prima colonna del progetto, e un messaggio Le fornisce un link diretto ad essa.

Suggerimento: Mantenga i titoli brevi e concreti. “Ordinare piastrelle extra per il bagno” si legge meglio a colpo d’occhio rispetto a “Piastrelle”.

Compilare i dettagli di una scheda

Faccia clic su una scheda qualsiasi per aprire il suo pannello dei dettagli. Il contenuto di lavoro (la descrizione e le sottoattività) si trova al centro, e le proprietà della scheda (stato, priorità, assegnato a, date, epic, etichette e così via) si trovano in un pannello laterale. Su uno schermo stretto le proprietà si ripiegano in una sezione Dettagli che può espandere.

La maggior parte dei campi viene salvata nel momento in cui li modifica. Una piccola nota “salvato” lo conferma. Per impostare o modificare un campo, vi faccia clic e scelga un valore. Per svuotare un campo, usi il suo controllo di cancellazione.

Una nota su chi può modificare cosa:

Il titolo e la descrizione sono il contenuto redatto della scheda. Solo la persona che ha creato la scheda e gli amministratori della Sua azienda possono modificarli. Tutti gli altri li leggono e partecipano tramite i commenti.
Le proprietà e le sottoattività possono essere modificate da chiunque sia un collaboratore del progetto. Le persone con accesso in sola lettura vedono tutto, ma non possono modificarlo.

Sottoattività e progressi

Le sottoattività sono una semplice lista di controllo di passaggi più piccoli all’interno di una scheda. Sono ottime per scomporre “Installare la cucina” nei passaggi che la portano a termine.

Apra la scheda.
Nella sezione Sottoattività, faccia clic su aggiungi una sottoattività.
Digiti il passaggio e prema Invio. Viene aggiunto all’elenco e il campo di immissione si svuota per il successivo.
Faccia clic sul cerchio accanto a una sottoattività per contrassegnarla come completata. Faccia clic di nuovo per riaprirla.
Per assegnare una sottoattività a qualcuno, faccia clic sull’icona tratteggiata della persona sulla sua riga e scelga un nome. È presente una casella di ricerca, utile quando un progetto coinvolge molte persone. Il loro avatar compare quindi sulla riga; vi passi sopra il puntatore per vedere di chi si tratta. Per rimuoverlo di nuovo, apra lo stesso menu e scelga di annullare l’assegnazione.
Per rimuovere una sottoattività, usi il piccolo controllo di rimozione sulla sua riga.

Un badge mostra quante sottoattività sono completate sul totale (per esempio 3/5). Lo stesso conteggio dei progressi è visibile sulla scheda nella bacheca, in modo da poter vedere a che punto è una scheda senza aprirla.

File, allegati e commenti

Può allegare immagini e documenti direttamente a una scheda, e gli screenshot incollati vengono salvati automaticamente come allegati. Anche i file di progetto possono essere collegati a una scheda (il file resta nella libreria, la scheda vi rimanda soltanto), in modo che lo stesso disegno possa comparire su molte schede.

I commenti sono il luogo in cui avviene la conversazione su una scheda. Sono trattati in un capitolo dedicato: veda Commenti e menzioni.

Suggerimento: Usi insieme un assegnato a e una scadenza sulle schede che contano. Wyroo utilizza entrambi per far emergere per primo il lavoro più urgente, in modo che una scheda in ritardo e ad alta priorità non venga mai sepolta.