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Una domanda, un'idea o un progetto da gestire in Wyroo? Leggiamo tutto e rispondiamo presto.
Domande e risposte
Tutto ciò che ci è stato chiesto finora, raggruppato per argomento. Manca la Sua? Ce la invii.
La bacheca
La squadra in cantiere può lavorarci?
Sì. La bacheca funziona su qualsiasi telefono, nel browser, senza app da installare. Spostare una scheda o aggiungere una foto richiede pochi secondi, e l'ufficio lo vede nel momento in cui accade.
Come gestisce la bacheca i lavori aggiuntivi?
Ricevono la loro scheda, con lavori aggiuntivi come tipo, nel momento in cui l'ambito cresce. La scheda porta quando sono stati aggiunti, la conversazione al riguardo e chi ha dato l'assenso, così alla fattura c'è una documentazione da mostrare invece di una memoria su cui litigare. I lavori in meno si registrano allo stesso modo, e la documentazione resta equa da entrambe le parti.
La bacheca sostituisce il nostro software di pianificazione?
La bacheca gestisce il flusso quotidiano del lavoro, non il programma dei mesi a venire. La maggior parte dei team tiene il proprio strumento di pianificazione e smette di usare mail, fogli di calcolo e riunioni di stato per il coordinamento quotidiano.
Possiamo importare la lista di attività che teniamo in Excel?
Sì. Il backlog importa le schede da un foglio di calcolo: la lista che tiene oggi diventa schede in un solo passaggio. Da lì le sposta sulla bacheca quando il lavoro può iniziare.
Devo impostare la bacheca da solo?
No. Ogni progetto parte con colonne pensate per il cantiere: Da fare, In esecuzione, Controllo e Completato. Aggiunga etichette, epic e ruoli quando vuole più struttura; la bacheca è utile dal primo minuto.
Commenti e comunicazione
Le persone senza account Wyroo possono partecipare alla conversazione?
No. Leggere una conversazione e rispondere richiede un account e l'accesso al progetto a cui appartiene. Chi apre senza account un collegamento a una scheda deve accedere o creare un account e poi chiedere l'accesso a un amministratore del progetto.
Quel che si ottiene senza account è il lavoro stesso: un ruolo può ricevere una breve e-mail con le schede aperte che lo riguardano, e un disegno può essere condiviso con un collegamento che non richiede alcun account. Entrambi informano senza aprire il progetto. Se vuole un subappaltatore nella conversazione, lo inviti sul progetto.
Cosa succede a una conversazione quando qualcuno lascia il progetto?
Resta. I commenti appartengono al lavoro e non a chi li ha scritti, quindi togliere qualcuno da un progetto non toglie ciò che è stato chiesto e risposto. Il suo nome resta su quel che ha scritto, ed è proprio questo che rende il fascicolo utile.
Quel che cambia è l'accesso: dal clic successivo non vede più il progetto.
Possiamo continuare a usare e-mail e WhatsApp accanto a questo?
Sì, e la maggior parte dei team lo fa. Le telefonate e i messaggi rapidi non spariscono, e Wyroo non prova a sostituire ogni canale.
L'affermazione è più stretta: la conversazione sul lavoro appartiene al lavoro. Decida dove preferisce, e poi metta la risposta sulla scheda o sul disegno di cui parla, così il prossimo che chiede non deve prima trovare chi lo sa.
Tutti ricevono una notifica su tutto?
No. Le notifiche seguono la conversazione, non il progetto. Chi è già in una discussione viene a sapere di una nuova risposta, e menzionare qualcuno raggiunge esattamente la persona che ha nominato.
Modificare un commento non notifica di nuovo tutti: lo viene a sapere solo chi lei aggiunge durante la modifica. Le menzioni inoltre arrivano raggruppate invece che una alla volta.
Cosa succede a un commento quando viene modificato o eliminato?
Un commento modificato dichiara di essere stato modificato, con l'ora. Uno eliminato mantiene il suo posto nella discussione con l'avviso di essere stato eliminato, così una conversazione non può essere riscritta in silenzio a posteriori.
È voluto. Un fascicolo che si può cancellare non è un fascicolo, e in cantiere la conversazione è spesso l'unico resoconto del perché una cosa è stata fatta così.
Posso menzionare un disegno, o solo una persona?
Entrambi. Digitando @ compaiono le persone sul progetto e i file che vi sono dentro, quindi una domanda può nominare il foglio di cui parla con la stessa facilità della persona che deve rispondere.
Un disegno menzionato indica il file e non una sua versione, quindi il collegamento apre ancora la revisione corrente dopo l'arrivo di una nuova. Se un file menzionato lascia in seguito il progetto, la menzione viene mostrata barrata invece di puntare in silenzio a qualcos'altro.
File e disegni
Cosa succede alle note quando arriva una nuova versione del disegno?
Wyroo propone di riportare le annotazioni aperte sulla nuova versione, risposte comprese, ognuna contrassegnata da verificare. Il disegno può essersi spostato, quindi controlli ogni annotazione riportata sul nuovo foglio e la confermi, oppure la trascini al punto giusto. Le annotazioni già risolte restano sulla versione a cui appartengono, come traccia di quello che era stato segnalato.
Sostituisce il nostro drive o SharePoint?
La maggior parte dei team tiene il proprio drive come archivio aziendale e porta in Wyroo i disegni su cui il progetto lavora davvero. La differenza è la conversazione: in un drive un disegno è un file, in Wyroo porta con sé le sue versioni, le sue annotazioni e il lavoro che ne è uscito.
Quali formati posso aprire e annotare?
Si annota sul PDF, che è il formato con cui vengono emesse le serie di disegni, e si annota nel browser senza plug-in. Tutto il resto che il mestiere invia viene conservato, tenuto in versioni, mostrato in anteprima dove il browser lo permette e condiviso come qualsiasi altro file: foto dal cantiere in JPG o PNG, documenti d'ufficio, e i formati nativi come DWG e DXF dal CAD 2D, IFC e RVT dal BIM, SKP, OBJ e STL dal 3D. Così il modello resta con il progetto e la serie di disegni è ciò su cui le persone scrivono.
Le persone in cantiere devono imparare un nuovo programma?
No. Un disegno si apre nel browser su qualsiasi telefono, e un'annotazione è un tocco sul punto più una riga di testo. Non c'è nessun plug-in e nessun programma da installare.
Dove sono conservati i miei file?
In archiviazione privata nell'Unione Europea, nella regione di Francoforte di Amazon, mai in uno spazio pubblico. Un disegno viene servito attraverso un link firmato a suo nome che scade dopo cinque minuti, quindi non può essere inoltrato e riusato più tardi. Quando invece vuole condividere un file fuori dal progetto, crea apposta un link di condivisione e decide quanto deve durare.
Qualcuno fuori da Wyroo può vedere un disegno?
Sì, con un link di condivisione che può proteggere con una password e far scadere dopo un tempo stabilito, oppure revocare quando vuole. Ogni apertura e ogni download vengono registrati, quindi vede che il link è stato usato. Per un fornitore a cui servono solo le annotazioni, il disegno si scarica anche con ogni nota impressa sopra.
Possiamo portare dentro i disegni che abbiamo già?
Sì. Trascini una serie intera sul progetto in una volta sola, oppure la metta direttamente dentro una cartella. Non serve convertire niente prima: i formati che il mestiere usa sono riconosciuti così come sono.
Cosa succede se qualcuno elimina un disegno?
Finisce nel cestino del progetto, dove per 90 giorni chiunque può rimetterlo al suo posto. Solo un responsabile di progetto può eliminarlo definitivamente prima di allora, e il registro di chi lo ha caricato, modificato ed eliminato resta in ogni caso.
Quanto può essere grande un file?
Fino a 150 MB per file, che copre comodamente serie di disegni, gruppi di foto e la maggior parte dei documenti. Un modello BIM completo spesso è più grande: tenga la sorgente pesante dove viene prodotta e metta nel progetto i disegni esportati e l'IFC che condivide davvero, che poi è l'insieme che serve al resto della squadra.
Riunioni
Dobbiamo cambiare il modo in cui facciamo la riunione di cantiere?
No. Lo stesso ordine del giorno, le stesse varie ed eventuali, la stessa presidenza. Wyroo porta l'ordine del giorno, l'orologio e il verbale mentre lei conduce la riunione come ha sempre fatto. L'unica abitudine nuova è un tocco quando la sala si accorda su qualcosa.
Che fine fanno i punti d'azione dopo la riunione?
Marca un accordo con un tocco mentre la sala decide. Dopo la chiusura scorre i punti marcati, e ognuno che accetta diventa una scheda sulla bacheca: con responsabile e tipo, riconducibile alla riunione da cui è nato. Nulla arriva sulla bacheca senza che lei lo accetti.
Sostituisce la nostra agenda o le videochiamate?
No. L'invito arriva come normale appuntamento in ogni agenda, e la riunione in sé si tiene dove la tenete: la baracca di cantiere, l'ufficio o una chiamata. Wyroo fa girare l'ordine del giorno, l'orologio e il verbale, non la conversazione.
L'AI scrive il nostro verbale?
Non da sola. Se una conclusione resta vuota, l'AI può abbozzarne una dalle note di quel punto, chiaramente contrassegnata come bozza AI, e può segnalare accordi nelle note che le sono forse sfuggiti. Una persona rivede e approva ogni conclusione nel passo di chiusura prima che il verbale si blocchi, e nulla arriva sulla bacheca senza che qualcuno lo accetti.
Possiamo iniziare a cantiere avviato, con verbali già in Word?
Sì. Prepari la sua prima riunione in Wyroo mettendo all'ordine del giorno i punti aperti del suo ultimo verbale, e segni dalla bacheca le schede da discutere. Da quella riunione in poi, i punti aperti passano da soli alla successiva.
I presenti hanno bisogno di un account Wyroo?
No. Un ospite sta nell'elenco presenze con nome e indirizzo e-mail, legge l'ordine del giorno da un link, e riceve il verbale per e-mail come tutti. L'account serve solo per prendere in carico lavoro sulla bacheca.
Il verbale può essere modificato in seguito?
No. La chiusura blocca la riunione: il verbale è congelato esattamente come la sala lo ha approvato, e così rimane. Sei mesi dopo, in una discussione sui lavori aggiuntivi, è precisamente quello che vuole.
Aggiornamenti per il cliente
Il mio committente ha bisogno di un account Wyroo?
No. L'aggiornamento è una pagina web dietro un link di condivisione: il suo committente la apre nel browser, senza account né accesso. Lei vede se e quando è stata aperta, e può revocare il link in qualsiasi momento. C'è anche un PDF con il suo logo, per il fascicolo o per la stampa.
Devo ancora scrivere io il rapporto?
In gran parte no. Le schede sono già state segnate durante la settimana, i numeri e il grafico vengono dalla bacheca, e l'AI può proporre le righe di contesto per scheda e il messaggio. Tutto ciò che propone arriva in un campo che può modificare, e nulla parte prima che lei generi.
Il committente vede tutta la bacheca dal link?
No. Il link mostra una sola pagina: le schede che lei ha selezionato, i totali della bacheca, il grafico, le sue foto e il suo messaggio. Nient'altro è raggiungibile dal link, e segnare una scheda non cambia mai chi può vedere il progetto in sé.
Cosa succede se la bacheca cambia dopo l'invio?
Al rapporto, nulla. Un aggiornamento viene congelato nel momento in cui lo genera: numeri, grafico e schede restano esattamente com'erano. L'aggiornamento successivo mostra il nuovo stato. Sei settimane di aggiornamenti si leggono come una storia onesta del cantiere.
Chi può inviare un aggiornamento al mio committente?
Segnare le schede è aperto a tutti sulla bacheca, partner invitati compresi: raccogliere è lavoro di squadra. Generare il rapporto e gestire il link di condivisione è riservato ai membri dell'azienda proprietaria del progetto, così nulla arriva al suo committente senza il suo team dietro.
Oggi inviamo i nostri aggiornamenti per e-mail. Cambia qualcosa?
Solo l'allegato. Continua a scrivere al suo committente dalla sua casella; incolla semplicemente il link di condivisione invece di assemblare un documento, o allega il PDF generato. La differenza sta dietro: un rapporto che è costato minuti, non una serata.
Il committente può rispondere all'aggiornamento?
Non sull'aggiornamento stesso: è un rapporto, non una discussione. Le domande tornano dal canale che già usa. Se vuole il committente attivo nel progetto, con una propria vista della bacheca, lo inviti come collaboratore; è una scelta a parte.
Ruoli e team
Il mio subappaltatore deve imparare un nuovo strumento?
Non per restare informato. Un riepilogo di ruolo arriva nella sua casella con le schede aperte del suo mestiere, verbali e aggiornamenti arrivano per e-mail, e un link di condivisione apre un disegno nel browser. L'account arriva dopo, se e quando vorrà lavorare lui stesso sulla bacheca.
Il lavoro può appartenere a un mestiere prima che io conosca la persona?
Sì, ed è così che deve essere. Assegni il ruolo elettricista a una scheda mentre sta ancora confrontando i preventivi; l'intero progetto prende forma prima che la squadra sia completa. Quando la persona è nota, entra nel ruolo e ogni scheda che la aspettava è sua, riepilogo compreso.
Cosa succede quando un collaboratore lascia il progetto?
Lo rimuove nelle impostazioni del progetto e il suo accesso finisce subito. Ciò che ha portato resta: schede, commenti e file rimangono parte della storia del progetto, con il suo nome, così il fascicolo continua ad avere senso.
Qual è la differenza tra un editor e un visualizzatore?
Un editor lavora: sposta schede, carica disegni, partecipa alla conversazione. Un visualizzatore segue: vede lo stesso progetto, non cambia nulla. Un committente che vuole seguire l'avanzamento è di solito visualizzatore; l'architetta che disegna i suoi dettagli è editor.
Invito il mio committente, o gli mando aggiornamenti?
Esistono entrambi per una ragione. Un committente che vuole stare vicino al lavoro partecipa come visualizzatore e segue la bacheca dal vivo. Un committente che vuole il riassunto riceve l'aggiornamento settimanale: un rapporto congelato dietro un link, senza alcun account. Molti cantieri iniziano con gli aggiornamenti e invitano il committente più avanti.
Subappaltatori o clienti senza account possono seguire i lavori?
Sì. Li assegni a un ruolo e riceveranno un breve riepilogo via e-mail delle schede che li riguardano, senza creare un account e senza vedere il progetto stesso. Informare qualcuno non significa mai farlo entrare.
Fatturazione e utenti
Posso disdire?
In qualsiasi momento, dalla pagina di fatturazione, con effetto a fine periodo. Niente telefonate, niente percorsi a ostacoli.
I clienti e i partner invitati contano come utenti?
Contano solo le persone del suo team, quindi i clienti, gli architetti e le imprese non aumentano mai la sua fattura. Il piano gratuito include un piccolo numero di collaboratori esterni, contati su tutto lo spazio di lavoro e non per progetto.
Cosa conta come utente attivo?
Un membro del team che ha effettuato l'accesso nelle ultime quattro settimane. Chi non usa Wyroo per un periodo smette automaticamente di contare, e torna a contare appena rientra. Non paga mai per account dormienti.
Cosa succede alla fine della prova?
Se ha aggiunto un metodo di pagamento, l'abbonamento continua per utente attivo. Altrimenti lo spazio di lavoro si mette semplicemente in pausa: i suoi dati restano al sicuro, in sola lettura, finché non si abbona.
Privacy e sicurezza
Chi vede quale bacheca?
Lo decide Lei per ogni progetto. Il Suo team vede i progetti su cui lavora, un subappaltatore vede solo il proprio, e un cliente può seguire i progressi senza il va e vieni interno.