Preparar una reunión

Las buenas reuniones se preparan en los márgenes de la semana, no la noche anterior. En Wyroo esa preparación consiste en dos hábitos: dejar prevista una tarjeta en el momento en que piensa “esto tenemos que tratarlo”, y dejar que el asistente de preparación convierta esa lista en un orden del día cuando llegue la reunión.

Deje tarjetas previstas durante la semana

1. En el tablero, haga clic derecho en una tarjeta y abra Tratar durante. Marque el tipo de reunión al que pertenece, por ejemplo Reunión de obra. Una marca de verificación muestra dónde está ya prevista la tarjeta, y un segundo clic la retira.
2. Puede hacer lo mismo desde la propia tarjeta: ábrala y use el campo Tratar durante.
3. Una tarjeta prevista muestra un pequeño icono de personas en el tablero. Pase el cursor por encima para ver para qué reuniones está prevista. El menú Filtros del tablero también puede mostrar solo las tarjetas previstas para un tipo, de modo que justo antes de la reunión pueda revisar en un clic el futuro orden del día.

Una tarjeta puede estar prevista para más de un tipo a la vez. Cuando se cierra una reunión, las tarjetas que estaban en su orden del día se liberan automáticamente de la lista de ese tipo.

Preparar la reunión: tres pasos

En la pestaña Reuniones, haga clic en Nueva reunión. El asistente Preparar la reunión le guía en tres pasos.

Paso 1: asistentes

Elija primero el Tipo de reunión. Al elegir un tipo, el orden del día se rellena de inmediato con las tarjetas previstas para él, la más antigua primero, de modo que el orden del día se lee en el orden en que surgieron los temas durante la semana. El Nombre se sugiere a partir del tipo, el número de la reunión y su empresa; en cuanto escribe su propio texto, deja de seguir al tipo.

Después elija quién asiste:

• Equipo: marque a los miembros del proyecto que deben estar. Usted queda preseleccionado como organizador.
• Invitados externos: personas sin cuenta de Wyroo, añadidas con su nombre y correo, por ejemplo el cliente o un proveedor. Reciben la invitación y el informe por correo.

Paso 2: armar el orden del día

Arrastre tarjetas desde Tarjetas activas, a la izquierda, hasta Puntos del orden del día, a la derecha, y arrastre dentro del orden del día para fijar el orden. Esto solo compone el orden del día; nunca mueve ni cambia una tarjeta del tablero.

• El listado muestra las tarjetas abiertas del tablero del proyecto, con un cuadro de búsqueda, filtros por tipo de tarjeta y rol, y un botón Añadir todo. Las tarjetas del backlog y las finalizadas no se ofrecen.
• Cada punto del orden del día puede llevar una Duración estimada (minutos), que la sala de la reunión usa para controlar el tiempo.
• Añadir punto añade un punto libre que no es una tarjeta: un título más una descripción opcional, en la que puede mencionar a personas con @.
• Los puntos que quedaron abiertos en la reunión anterior se incorporan automáticamente, marcados como De la última reunión.
• Todo orden del día nuevo termina con una ronda de Ruegos y preguntas. Es un punto normal: arrástrelo a otro lugar o quítelo.

Paso 3: fecha y lugar

Elija la fecha y la hora de inicio (hoy o más adelante). El lugar viene rellenado con la dirección del proyecto. Deje marcada la casilla Enviar una invitación a los asistentes y termine con Crear reunión.

Invitaciones

Cada asistente con dirección de correo recibe una invitación con su marca, con la fecha, el lugar y el orden del día numerado, en su propio idioma. Se adjunta un archivo de calendario estándar (.ics), para que la reunión llegue correctamente al calendario de cualquiera, en cualquier zona horaria. El organizador siempre recibe una copia.

También puede enviar o reenviar la invitación más tarde desde la página de la reunión. Editar una reunión no reenvía las invitaciones, salvo que vuelva a marcar la casilla al guardar.

Qué ven los invitados externos

Las invitaciones de los miembros del equipo enlazan directamente con Wyroo. Los invitados externos reciben en cambio un botón Ver el orden del día que abre una página pública del orden del día: sin necesidad de cuenta ni de inicio de sesión, con el logotipo de su empresa, y mostrando siempre el orden del día actual. Muestra solo los títulos y las descripciones de los puntos, nunca las notas, las conclusiones, los detalles de las tarjetas ni la lista de asistentes. La página solo existe cuando hay al menos un invitado externo, y cada visita queda registrada.