Reuniones

Un proyecto de construcción funciona a base de reuniones: la reunión de obra con el contratista, la reunión con el cliente sobre elecciones y presupuesto, la ronda interna previa a cualquiera de las dos. Wyroo trata una reunión como parte del proyecto, no como un elemento de calendario aparte. El orden del día se crea a partir de las tarjetas con las que ya trabaja, el acta se registra mientras hablan y el trabajo de seguimiento vuelve al tablero en forma de tarjetas.

Cada proyecto tiene una pestaña Reuniones. Muestra las reuniones del proyecto, la más reciente primero, y cada una lleva un estado:

• Borrador: en preparación, aún sin fecha.
• Programada: la fecha y la hora están fijadas, las invitaciones pueden enviarse.
• En curso: la reunión está en marcha (o en pausa).
• Cerrada: celebrada y bloqueada, con el acta definitiva.

La reunión que requiere su atención aparece aparte, en lo alto de la lista: la que está en curso, o si no la siguiente programada. Si ya está en marcha o es para hoy, el botón para iniciarla o reanudarla está justo al lado; si queda más lejos, esa opción vive bajo los tres puntos, porque una reunión dentro de cuatro días se prepara, no se inicia. El resto se agrupa por mes, de lo más reciente a lo más antiguo, y los borradores sin fecha van al final.

La fecha tiene su propio bloque a la izquierda, con el día de la semana incluido, para que pueda recorrer la columna de un vistazo. Cada fila muestra además su tipo, la hora, la ubicación, los nombres de quienes asisten con un contador para el resto, cuántos puntos tiene el orden del día, si alguno quedó pendiente, y si el acta está lista.

Sobre la lista, cuatro filtros la acotan: Todas, Próximas, Requiere atención (reuniones con puntos aún abiertos) y Cerradas. El filtro forma parte de la dirección, así que una lista filtrada se puede compartir o guardar.

Las reuniones pueden activarse o desactivarse por espacio de trabajo. Si no ve la pestaña Reuniones, no está activada en el suyo.

Tipos de reunión

Un tipo de reunión es una clase de reunión que celebra su proyecto, por ejemplo una reunión de obra o una reunión con el cliente. Cada proyecto nuevo empieza con tres: Reunión de obra, Reunión con el cliente y Reunión interna. Las personas que pueden gestionar el proyecto pueden añadir, renombrar o eliminar tipos en Gestionar tipos de reunión, dentro de los ajustes del proyecto.

Los tipos son lo que abarata la preparación. Durante la semana, cualquiera puede dejar una tarjeta prevista para un tipo (“tratar esto en la próxima reunión de obra”). Cuando alguien prepara después una reunión de ese tipo, todas las tarjetas previstas pasan automáticamente al orden del día. Consulte Preparar una reunión.

Eliminar un tipo solo retira esa marca de las tarjetas. Las reuniones ya celebradas conservan su acta.

Quién ve una reunión y quién puede hacer qué

• Una reunión es visible para las personas de su lista de asistentes, más su organizador. Ser miembro del proyecto no basta por sí solo, así que una reunión interna se mantiene interna.
• Cualquiera que pueda contribuir al proyecto puede preparar reuniones, editarlas, dirigir la sala, cerrarlas y enviar invitaciones o actas.
• Eliminar una reunión y gestionar los tipos de reunión requieren permisos de gestión del proyecto.
• Una reunión cerrada está bloqueada: nadie puede editarla, volver a dirigirla ni eliminarla.

Los capítulos de esta sección

• Preparar una reunión: deje tarjetas previstas durante la semana, arme el orden del día e invite a los asistentes.
• Dirigir una reunión: recorra el orden del día, registre notas y conclusiones, resuelva cada punto.
• Acta y puntos de acción: confirme y bloquee el acta, envíe el informe por correo y convierta los acuerdos en tarjetas.