Een vergadering houden

Zit iedereen klaar, open dan de vergadering en druk op Vergadering starten. Die ene handeling start de klok en opent de vergaderruimte: een gefocuste overlay die de agenda punt voor punt doorloopt. Moet je even weg, dan zet Pauzeren de klokken stil en verlaat je de ruimte; Vergadering hervatten gaat verder waar je gebleven was. Gepauzeerde tijd telt nooit mee als vergadertijd.

Zo vind je je weg

• De agenda staat links: genummerde punten, hoeveel aantekeningen elk punt heeft, en de bestede tijd tegenover de schatting (oranje als een punt uitloopt). Klik op een punt om ernaartoe te springen, of gebruik Vorige, Volgende of de pijltjestoetsen.
• Bovenin zie je de geplande en verstreken tijd, wie er aanwezig is (klik erop om de aanwezigheid te beheren, ook om iemand toe te voegen die binnenloopt), en een voortgangsbalk met één segment per punt.
• Alles synchroniseert live: andere deelnemers zien op hun eigen scherm hetzelfde punt, dezelfde aantekeningen en dezelfde voortgang.

Een punt behandelen

Elk punt toont zijn kaart (of de omschrijving van het vrije punt) en twee plekken om te schrijven:

• Aantekeningen zijn de opmerkingen van de aanwezigen. Bij een punt met een kaart erachter zijn aantekeningen echte reacties op die kaart, dus achteraf zichtbaar op het board, en @-vermeldingen sturen zoals gebruikelijk een melding. Opschonen met AI kan een ruwe aantekening herschrijven tot een nette notulenregel; het is een voorstel dat je overneemt of wegklikt, nooit iets dat voor jou wordt geplaatst.
• De Conclusie is wat er is besloten of afgesproken. Die wordt de samenvatting van dit punt in de notulen, dus leg hem vast zolang iedereen het nog scherp heeft.

Omdat het punt de echte kaart is, kun je er direct iets mee zonder de vergaderruimte te verlaten: verplaats hem naar een andere kolom, voeg subtaken toe of hang er een bestand aan (een foto van de tekening op tafel, bijvoorbeeld). Komt er halverwege de discussie iets nieuws op? Nieuwe kaart legt het meteen vast in de backlog, gekoppeld aan het punt waar het uit voortkwam, om later op het board uit te werken.

Werk voor een specifieke persoon, dat er tussendoor uit rolt en maar half over het punt op het scherm gaat, heeft een kortere route: Snelle kaart op de bovenste regel van de ruimte, of de c-toets vanaf elk punt. Een titel en een persoon, meer niet. De kaart landt in de eerste kolom van het board, klaar om later aan te vullen, en blijft gekoppeld aan het punt dat openstond zodat hij in de notulen terugkomt. Alleen deelnemers met een Wyroo-account zijn te kiezen: een externe gast is een e-mailadres, niet iemand aan wie het board werk kan toewijzen.

Een punt afhandelen

Elk punt eindigt op één van twee manieren:

• Afgehandeld: besproken en klaar.
• Blijft open: gaat automatisch mee naar de agenda van de volgende vergadering.

Beide knoppen leggen de beslissing vast en gaan in één beweging door naar het volgende punt (de spatiebalk telt als Afgehandeld). Je kunt elk punt opnieuw bekijken en de uitkomst wijzigen totdat de vergadering is afgesloten.

Actiepunten markeren

Klinkt een aantekening of conclusie als werk voor iemand, druk dan op Actiepunt ernaast. Markeren is één tik en maakt nog niets aan: er verschijnt tijdens de vergadering geen kaart op het board. Na afloop beslis je met een fris hoofd wat een kaart wordt. Bij een conclusie blijft de knop grijs tot je er een geschreven hebt, want dan valt er nog niets te markeren. Zie Notulen en actiepunten.

Is het laatste punt afgehandeld, of druk je op Vergadering afsluiten, dan gaat de vergaderruimte over in het vaststellen van de notulen, beschreven in het volgende hoofdstuk.