Ga naar inhoud
Wyroo Wyroo Docs

Vergaderingen

Een bouwproject draait op vergaderingen: de bouwvergadering met de aannemer, het overleg met de opdrachtgever over keuzes en budget, de interne ronde daarvoor. Wyroo behandelt een vergadering als onderdeel van het project, niet als een los item in je kalender. De agenda wordt samengesteld uit de kaarten waar je al mee werkt, de notulen leg je vast terwijl je praat, en het vervolgwerk belandt als kaarten terug op het board.

Elk project heeft een tabblad Vergaderingen. Daar staan de vergaderingen van het project, en elke vergadering heeft een status:

  • Concept: wordt voorbereid, er is nog geen datum gekozen.
  • Gepland: datum en tijd staan vast, de uitnodigingen kunnen de deur uit.
  • Bezig: de vergadering loopt (of staat op pauze).
  • Gesloten: gehouden en vergrendeld, met definitieve notulen.

De vergadering die nu je aandacht vraagt staat apart bovenaan: die op dit moment loopt, of anders de eerstvolgende geplande. Loopt hij al of is het vandaag, dan staat de knop om te starten of te hervatten er meteen naast; staat de vergadering verder weg, dan vind je dat onder de drie puntjes, want een vergadering van over vier dagen bereid je voor, die start je niet. De rest staat gegroepeerd per maand, de recentste eerst, met vergaderingen zonder datum onderaan.

De datum staat links in een eigen blokje, met de weekdag erbij, zodat je de kolom in een oogopslag kunt aflopen. Elke regel toont verder het type, de tijd, de locatie, de voornamen van wie er aanwezig zijn met een teller voor de rest, hoeveel agendapunten er zijn, of er punten zijn blijven liggen, en of de notulen klaarstaan.

Boven de lijst staan vier filters: Alles, Aankomend, Vraagt aandacht (vergaderingen met punten die nog openstaan) en Gesloten. Het filter staat in het adres, dus een gefilterde lijst kun je delen of bewaren.

Vergaderingen kunnen per werkruimte aan of uit staan. Zie je het tabblad Vergaderingen niet, dan is het voor jouw werkruimte niet ingeschakeld.

Vergadertypen

Section titled “Vergadertypen”

Een vergadertype is een soort overleg dat je project kent, bijvoorbeeld een bouwvergadering of een overleg met de opdrachtgever. Elk nieuw project start met drie typen: Bouwvergadering, Opdrachtgeversoverleg en Intern overleg. Wie het project mag beheren kan typen toevoegen, hernoemen of verwijderen onder Vergadertypen beheren in de projectinstellingen.

Typen maken de voorbereiding goedkoop. Gedurende de week kan iedereen een kaart voor een type klaarzetten (“dit bespreken in de volgende bouwvergadering”). Bereidt iemand daarna een vergadering van dat type voor, dan komen alle klaargezette kaarten automatisch op de agenda. Zie Een vergadering voorbereiden.

Een type verwijderen haalt alleen die markering van de kaarten. Vergaderingen die al zijn geweest houden hun notulen.

Wie ziet een vergadering, en wie mag wat

Section titled “Wie ziet een vergadering, en wie mag wat”
  • Een vergadering is zichtbaar voor de mensen op de aanwezigenlijst, plus de organisator. Lid zijn van het project is op zichzelf niet genoeg, dus een intern overleg blijft intern.
  • Iedereen die aan het project kan bijdragen kan vergaderingen voorbereiden, bewerken, de vergadering leiden, afsluiten en uitnodigingen of notulen versturen.
  • Een vergadering verwijderen en vergadertypen beheren vragen beheerrechten op het project.
  • Een gesloten vergadering is vergrendeld: niemand kan die nog bewerken, opnieuw starten of verwijderen.

De hoofdstukken in dit onderdeel

Section titled “De hoofdstukken in dit onderdeel”