Een vergadering voorbereiden

Goede vergaderingen bereid je voor in de marge van de week, niet de avond ervoor. In Wyroo bestaat die voorbereiding uit twee gewoonten: zet een kaart klaar op het moment dat je denkt “dit moeten we bespreken”, en laat de wizard die wachtrij omzetten in een agenda zodra de vergadering eraan komt.

Zet gedurende de week kaarten klaar

1. Klik op het board met de rechtermuisknop op een kaart en open Bespreken tijdens. Vink het vergadertype aan waar de kaart bij hoort, bijvoorbeeld Bouwvergadering. Een vinkje laat zien waar de kaart al klaarstaat, en een tweede klik haalt hem er weer af.
2. Hetzelfde kan vanuit de kaart zelf: open de kaart en gebruik het veld Bespreken tijdens.
3. Een klaargezette kaart toont op het board een klein icoon met poppetjes. Ga er met je muis overheen om te zien voor welke overleggen de kaart klaarstaat. Via het menu Filters van het board kun je ook alleen de kaarten tonen die voor één type klaarstaan, zodat je vlak voor de vergadering met één klik de agenda-in-wording kunt nalopen.

Een kaart kan voor meerdere typen tegelijk klaarstaan. Wordt een vergadering afgesloten, dan worden de kaarten die op de agenda stonden automatisch uit de wachtrij van dat type gehaald.

De vergadering voorbereiden: drie stappen

Klik op het tabblad Vergaderingen op Nieuwe vergadering. De wizard Vergadering voorbereiden neemt je mee door drie stappen.

Stap 1: aanwezigen

Kies eerst het Soort overleg. Zodra je een type kiest vult de agenda zich met de kaarten die ervoor klaarstaan, de oudste eerst, zodat de agenda leest in de volgorde waarin onderwerpen gedurende de week opkwamen. De Naam wordt voorgesteld op basis van het type, het vergadernummer en je bedrijf; zodra je zelf iets typt volgt hij het type niet meer.

Kies daarna wie er aanwezig zijn:

• Team: vink de projectleden aan die erbij moeten zijn. Jij bent als organisator alvast aangevinkt.
• Externe gasten: mensen zonder Wyroo-account, toegevoegd met naam en e-mail, bijvoorbeeld de opdrachtgever of een leverancier. Zij ontvangen de uitnodiging en het verslag per e-mail.

Stap 2: stel de agenda samen

Sleep kaarten van Actieve kaarten links naar Agendapunten rechts, en sleep binnen de agenda om de volgorde te bepalen. Dit stelt alleen de agenda samen; het verplaatst of wijzigt nooit een kaart op het board.

• De lijst toont de open kaarten van het board van het project, met een zoekveld, filters op kaarttype en rol, en een knop Alles toevoegen. Backlog-kaarten en voltooide kaarten worden niet aangeboden.
• Elk agendapunt kan een Geschatte duur (minuten) meekrijgen, die de vergaderruimte gebruikt om de tijd te bewaken.
• Punt toevoegen voegt een vrij agendapunt toe dat geen kaart is: een titel plus een optionele omschrijving, waarin je mensen kunt noemen met @.
• Punten die in de vorige vergadering zijn blijven openstaan komen automatisch mee, gemarkeerd met Van vorige vergadering.
• Elke nieuwe agenda eindigt met een Rondvraag. Het is een gewoon punt: sleep het naar een andere plek of verwijder het.

Stap 3: datum en locatie

Kies de datum en starttijd (vandaag of later). De locatie staat vooraf ingevuld met het projectadres. Laat Stuur een uitnodiging naar de aanwezigen aangevinkt staan en rond af met Vergadering aanmaken.

Uitnodigingen

Elke aanwezige met een e-mailadres ontvangt een uitnodiging in huisstijl met de datum, de locatie en de genummerde agenda, in de eigen taal. Er zit een standaard agendabestand (.ics) bij, zodat de vergadering bij iedereen goed in de agenda belandt, in elke tijdzone. De organisator krijgt altijd een kopie.

Je kunt de uitnodiging ook later versturen of opnieuw versturen vanaf de vergaderpagina. Een vergadering bewerken verstuurt de uitnodigingen niet opnieuw, tenzij je het vakje bij het opslaan opnieuw aanvinkt.

Wat externe gasten zien

De uitnodiging van teamleden linkt rechtstreeks naar Wyroo. Externe gasten krijgen in plaats daarvan een knop Bekijk de agenda, die een openbare agendapagina opent: geen account of login nodig, voorzien van je bedrijfslogo en altijd met de actuele agenda. De pagina toont alleen titels en omschrijvingen van punten, nooit aantekeningen, conclusies, kaartdetails of de aanwezigenlijst. De pagina bestaat alleen als er minstens één externe gast is uitgenodigd, en elk bezoek wordt geregistreerd.