Dubbele kaarten vinden

Op een druk project belandt hetzelfde werk vaak twee keer op het bord. Twee mensen maken op dezelfde ochtend een kaart aan, een actie uit een bouwvergadering wordt een week later opnieuw opgeschreven, of dezelfde vraag komt in andere woorden terug. Niemand doet iets fout, maar het bord loopt langzaam vol met kaartenparen over één klus, en werk wordt dubbel of juist niet gedaan.

Wyroo helpt hier op twee plekken bij: terwijl je een nieuwe kaart schrijft, en achteraf over het hele bord.

Een seintje terwijl je typt

Als je een titel voor een nieuwe kaart typt, kijkt Wyroo rustig naar de kaarten die al op dat project staan. Lijkt er één op hetzelfde werk, dan zie je onder de titel een korte melding:

Mogelijk bestaat hierover al een kaart

Meerwerk extra scheidingswand Hoge zekerheid

Beide kaarten gaan over de prijs van de extra scheidingswand in de hal.

Je hebt dan twee keuzes: Open bestaande kaart, om te lezen wat er al staat, of Toch nieuwe kaart maken, als het echt ander werk is.

Dit is altijd alleen een waarschuwing. Wyroo houdt je nooit tegen, en als je doorgaat vraagt Wyroo er bij die titel niet meer naar.

Op het bord en in de backlog, waar je een kaart met één keer Enter aanmaakt, verschijnt de melding eenmalig. Druk nog een keer op Enter, of kies Toch nieuwe kaart maken, en de kaart staat er.

Het hele bord controleren

Wil je opruimen wat er al staat, open dan een projectbord en kies Controleer op dubbele kaarten.

Wyroo leest de kaarten op het bord en toont de paren die over hetzelfde werk lijken te gaan. Een bord lezen kost even tijd, dus je kunt het venster open laten staan terwijl Wyroo bezig is.

Bij elk paar zie je beide kaarten, een korte uitleg waarom Wyroo denkt dat ze overlappen, en hoe zeker Wyroo daarvan is.

De uitkomst lezen

Een resultaat ziet er ongeveer zo uit:

Hoge zekerheid

WYR-42 Aanpassing sprinkler koof WYR-58 Extra sprinkler boven maatwerkkoof

Beide kaarten gaan over het toevoegen van sprinklerbeveiliging in dezelfde maatwerkkoof. Ook de locatie en de betrokken partij komen overeen.

Daar zijn twee dingen aan de moeite waard.

De uitleg is het stuk om te lezen. Daarin staat wat de twee kaarten echt delen, zodat je in één oogopslag kunt beoordelen of Wyroo gelijk heeft.

De zekerheid wordt getoond als hoog of gemiddeld, niet als percentage. Een getal als “91% overeenkomst” zou suggereren dat Wyroo een exacte overlap heeft berekend, en dat is niet zo. Wyroo heeft beide kaarten gelezen en zich een oordeel gevormd, zoals een collega dat zou doen.

Wyroo heeft niet altijd gelijk en geeft alleen advies. Jij bepaalt wat er gebeurt.

Twee kaarten samenvoegen

Kies Kaarten samenvoegen bij een paar en Wyroo loopt het met je door.

Kies welke kaart je behoudt

Eerst geef je aan welke van de twee kaarten blijft. Die kaart houdt zijn eigen kaartnummer, en dat is belangrijk: nummers worden overgenomen in verslagen, PDF’s en berichten. De andere kaart wordt erin samengevoegd.

Bekijk de voorgestelde titel en omschrijving

Wyroo stelt daarna een titel en een gecombineerde omschrijving voor. Wyroo herschikt alleen wat al op de twee kaarten staat: er komen geen feiten, besluiten of deadlines bij, en waar de kaarten elkaar tegenspreken blijven beide zinnen staan in plaats van dat Wyroo er één kiest.

Beide velden mag je aanpassen voordat er iets gebeurt. Er wordt niets opgeslagen tot je op Samenvoegen klikt.

Wat er gebeurt bij het samenvoegen

Alles van de tweede kaart verhuist naar de kaart die je behoudt:

reacties, weer op datum en tijd gezet zodat het gesprek klopt
bestanden en bijlagen
subtaken
vergaderpunten
gekoppelde notities en to-do’s
de kaarthistorie

Er gaat niets verloren. Had de kaart die je behoudt nog niemand toegewezen, dan neemt hij de persoon van de andere kaart over. Hadden beide een deadline, dan wint de vroegste.

De samengevoegde kaart verdwijnt van het bord, zodat je kolommen echt rustiger worden. De kaart wordt niet verwijderd: open het oude nummer en je ziet met welke kaart hij is samengevoegd, met een link er direct naartoe.

Een samenvoeging ongedaan maken

Vlak na het samenvoegen zie je een knop Ongedaan maken. Gebruik je die, dan komen beide kaarten precies terug zoals ze waren, inclusief de kolom en de plek waar de tweede kaart stond.

Dat is met opzet zo. Wyroo geeft alleen advies, dus een verkeerd voorstel mag je nooit iets kosten.

Als de kaarten echt verschillen

Is een paar geen duplicaat, kies dan Geen dubbele kaart. Wyroo onthoudt die beslissing en stelt die twee kaarten niet opnieuw voor.

Ze komen alleen terug als een van de kaarten later echt verandert, bijvoorbeeld als iemand de omschrijving herschrijft. Een kaart naar een andere kolom slepen of aan iemand anders geven brengt het paar niet terug, want daarmee verandert niet waar de kaart over gaat.

Wat Wyroo niet doet

Wyroo voegt of verwijdert nooit zelf een kaart. Elke wijziging bevestig jij.
Wyroo verzint niets. Titels en omschrijvingen komen uit wat al op de twee kaarten staat.
Wyroo blokkeert je nooit. Elke waarschuwing kun je naast je neerleggen.