Notulen en actiepunten

Een vergadering afsluiten is een bewust moment in twee stappen: eerst controleer je de notulen, daarna vergrendel je ze. Pas na het vergrendelen beslis je welke actiepunten kaarten worden.

De notulen vaststellen

Vergadering afsluiten opent de controle van de notulen. Elk agendapunt staat er met zijn uitkomst (Afgehandeld, Blijft open, of een waarschuwing Niet behandeld), zijn aantekeningen en een bewerkbare samenvatting.

Liet je de conclusie van een punt leeg, dan kan er al een conceptsamenvatting klaarstaan, geschreven op basis van de aantekeningen bij dat punt en gemarkeerd als AI-concept. Het is een startpunt, meer niet: lees het, pas het aan, en de markering verdwijnt zodra je iets wijzigt. Is er geen AI beschikbaar, dan is het veld gewoon leeg en schrijf je de samenvatting zelf.

Neem de waarschuwing op dit scherm serieus: zodra je op Vaststellen en vergrendelen drukt, is de vergadering definitief gesloten. Ze kan niet meer worden heropend, hervat of bewerkt. Wil je alleen even weg, kies dan Pauzeren. Terug naar vergadering brengt je terug naar de vergaderruimte zonder te vergrendelen.

Het notulenverslag

De notulen zijn een PDF die je vanaf de vergaderpagina kunt downloaden: een live voorbeeld zolang de vergadering loopt, de definitieve versie zodra die is afgesloten. Vergrendelen bevriest de inhoud, dus kaarten of mensen later hernoemen verandert nooit notulen die al zijn uitgebracht.

Het verslag leest zoals een voorzitter het zou voorlezen: eerst de punten die zijn overgenomen uit de vorige vergadering met hun uitkomst, dan de agenda met per punt de aantekeningen en de samenvatting, en tot slot drie lijsten:

• Besluitenlijst: de conclusie van elk afgehandeld punt.
• Afsprakenlijst: wie doet wat, één regel per kaart die uit deze vergadering is ontstaan.
• Openstaande punten voor de volgende vergadering: alles wat open blijft.

Na het afsluiten verstuurt Notulen versturen het verslag als PDF-bijlage. Iedereen die was uitgenodigd staat alvast aangevinkt, ook afwezigen en externe gasten; zet uit wie ze niet hoeft te ontvangen. Elke ontvanger krijgt de mail in de eigen taal, en een tweede verzending per ongeluk wordt automatisch geblokkeerd. Een vergadering afsluiten mailt nooit uit zichzelf iemand; de notulen versturen is altijd jouw bewuste actie.

Van afspraken naar kaarten

Tijdens de vergadering markeerde je aantekeningen en conclusies als actiepunt. Na het vergrendelen verschijnen ze onder Actiepunten uit deze vergadering, en op het hele scherm geldt één regel: er komt niets op het board totdat jij het accepteert.

AI leest de vers vergrendelde notulen één keer op de achtergrond en kan eigen voorstellen toevoegen: werk dat uit de notulen volgt maar dat niemand heeft gemarkeerd, en scherpere titels voor de punten die tijdens de vergadering zijn gemarkeerd. Elke regel laat zien waar hij vandaan komt (met de hand gemarkeerd, of voorgesteld door AI).

Bij elke regel houd jij de regie:

• Open hem om de titel, de omschrijving, het kaarttype en de toegewezene aan te passen, en om te zien uit welk agendapunt hij komt. Toewijzen kan alleen aan aanwezigen met een Wyroo-account.
• Kaart aanmaken maakt van het punt een echte kaart op het board in de kolom Te doen; alles gaat mee en de kaart blijft traceerbaar naar de vergadering. Alles aanmaken accepteert de hele lijst in één keer.
• Verwijderen haalt een voorstel definitief weg; er wordt altijd eerst om bevestiging gevraagd.
• Per ongeluk geaccepteerd? Ongedaan maken verwijdert de kaart weer, maar alleen zolang die onaangeroerd is: nog in de kolom waar hij landde, geen reacties, geen bijlagen.

De toegewezene van een nieuwe kaart krijgt een melding, en het board werkt voor iedereen live bij. Alles waarover je nog niet beslist, blijft gewoon wachten op de vergaderpagina.

Wat AI hier doet, en wat het nooit doet

Alle vergader-AI volgt dezelfde regels. Het werkt alleen met wat er in deze vergadering echt is opgeschreven, het verzint nooit feiten, namen, datums of besluiten, en het schrijft in de taal van je aantekeningen. Alles wat het oplevert is een voorstel met een zichtbaar AI-label, en een mens accepteert of bewerkt het voordat er iets wordt vastgelegd, verstuurd of op het board gezet. Heeft je werkruimte geen AI ingesteld, dan werkt alles hierboven gewoon; je schrijft de samenvattingen en titels dan zelf.