Animer une réunion

Quand tout le monde est prêt, ouvrez la réunion et appuyez sur Démarrer la réunion. Cette seule action lance le chronomètre et ouvre la salle de réunion : un écran dédié qui parcourt l’ordre du jour point par point. Si vous devez vous absenter, Mettre en pause arrête les chronomètres et quitte la salle ; Reprendre la réunion reprend là où vous en étiez. Le temps de pause ne compte jamais comme du temps de réunion.

Se repérer

• L’ordre du jour se trouve à gauche : les points numérotés, le nombre de notes de chacun et le temps passé par rapport à l’estimation (en orange quand un point dépasse). Cliquez sur un point pour y aller directement, ou utilisez Précédent, Suivant ou les touches fléchées.
• Le haut de l’écran affiche le temps prévu et le temps écoulé, les personnes présentes (cliquez dessus pour gérer la présence, et aussi pour ajouter quelqu’un arrivé en cours de route) et une barre de progression avec un segment par point.
• Tout se synchronise en direct : les autres participants voient le même point, les mêmes notes et la même progression sur leur propre écran.

Traiter un point

Chaque point affiche sa carte (ou la description du point libre) et deux zones d’écriture :

• Les Notes sont les remarques des personnes présentes. Sur un point adossé à une carte, les notes sont de vrais commentaires sur cette carte : elles restent donc visibles sur le tableau ensuite, et les mentions @ notifient les personnes comme d’habitude. Optimiser avec IA peut réécrire une note brute en une entrée propre pour le compte rendu ; c’est une suggestion que vous appliquez ou écartez, jamais un texte publié à votre place.
• La Conclusion est ce qui a été décidé ou convenu. Elle devient le résumé de ce point dans le compte rendu : notez-la tant que tout le monde l’a en tête.

Comme le point est la carte elle-même, vous pouvez agir dessus sans quitter la salle : la déplacer vers une autre colonne, ajouter des sous-tâches ou joindre un fichier (une photo du plan posé sur la table, par exemple). Quelque chose de nouveau surgit en pleine discussion ? Nouvelle carte le saisit directement dans le backlog, lié au point dont il est issu, pour être affiné plus tard sur le tableau.

Un travail destiné à une personne précise, lancé au passage et qui ne concerne qu’à moitié le point affiché, a un chemin plus court : Carte rapide sur la ligne du haut de la salle, ou la touche c depuis n’importe quel point. Un titre et une personne, rien de plus. La carte arrive dans la première colonne du tableau, prête à être complétée plus tard, et reste liée au point ouvert afin de figurer dans le compte rendu. Seuls les participants disposant d’un compte Wyroo peuvent être choisis : un invité externe est une adresse e-mail, pas quelqu’un à qui le tableau peut attribuer du travail.

Statuer sur un point

Chaque point se termine de l’une de ces deux façons :

• Traité : discuté et réglé.
• Reste ouvert : reporté automatiquement à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

Chacun de ces deux boutons enregistre la décision et passe au point suivant en un seul geste (la barre d’espace vaut Traité). Vous pouvez revenir sur n’importe quel point et changer son issue tant que la réunion n’est pas clôturée.

Marquer des points d’action

Chaque fois qu’une note ou une conclusion ressemble à du travail pour quelqu’un, appuyez sur Point d’action juste à côté. Le marquage est un simple geste et ne crée rien pour l’instant : aucune carte n’apparaît sur le tableau pendant la réunion. Vous décidez après la réunion, à tête reposée, de ce qui devient une carte. Sur une conclusion, le bouton reste grisé tant que vous n’en avez pas écrit une, puisqu’il n’y a encore rien à marquer. Voir Compte rendu et points d’action.

Quand le dernier point est réglé, ou quand vous appuyez sur Clôturer la réunion, la salle enchaîne sur la validation du compte rendu, décrite au chapitre suivant.