Réunions

Un projet de construction avance au rythme des réunions : la réunion de chantier avec l’entrepreneur, la réunion avec le client sur les choix et le budget, le tour interne qui précède l’une comme l’autre. Wyroo considère une réunion comme une partie du projet, pas comme un simple rendez-vous dans un agenda. L’ordre du jour est constitué à partir des cartes avec lesquelles vous travaillez déjà, le compte rendu est saisi pendant que vous parlez, et le travail de suivi revient sur le tableau sous forme de cartes.

Chaque projet dispose d’un onglet Réunions. Il liste les réunions du projet, de la plus récente à la plus ancienne, et chacune porte un statut :

Brouillon : en préparation, pas encore de date fixée.
Planifiée : la date et l’heure sont fixées, les invitations peuvent partir.
En cours : la réunion se déroule (ou est en pause).
Clôturée : tenue et verrouillée, avec le compte rendu définitif.

La réunion qui demande votre attention figure à part, tout en haut : celle qui est en cours, ou à défaut la prochaine programmée. Si elle est en cours ou prévue aujourd’hui, le bouton pour la démarrer ou la reprendre se trouve juste à côté ; si elle est plus lointaine, cette option se trouve sous les trois points, car une réunion dans quatre jours se prépare, elle ne se démarre pas. Le reste est groupé par mois, du plus récent au plus ancien, les brouillons sans date en dernier.

La date occupe son propre bloc à gauche, jour de la semaine compris, pour que vous puissiez parcourir la colonne d’un coup d’oeil. Chaque ligne indique aussi son type, l’heure, le lieu, les prénoms des participants avec un compteur pour les autres, le nombre de points à l’ordre du jour, si certains sont restés en suspens, et si le compte rendu est prêt.

Au-dessus de la liste, quatre filtres la restreignent : Toutes, À venir, Demande attention (réunions dont des points restent ouverts) et Clôturées. Le filtre fait partie de l’adresse : une liste filtrée peut donc se partager ou se mettre en favori.

Les réunions peuvent être activées ou désactivées par espace de travail. Si vous ne voyez pas l’onglet Réunions, la fonctionnalité n’est pas activée pour le vôtre.

Types de réunion

Un type de réunion est une sorte de réunion que votre projet organise, par exemple une réunion de chantier ou une réunion avec le client. Chaque nouveau projet démarre avec trois types : Réunion de chantier, Réunion avec le client et Réunion interne. Les personnes qui peuvent gérer le projet peuvent ajouter, renommer ou supprimer des types sous Gérer les types de réunion dans les paramètres du projet.

Ce sont les types qui rendent la préparation légère. Au fil de la semaine, chacun peut prévoir une carte pour un type (« à discuter lors de la prochaine réunion de chantier »). Quand quelqu’un prépare ensuite une réunion de ce type, toutes les cartes prévues sont reprises automatiquement dans l’ordre du jour. Voir Préparer une réunion.

Supprimer un type retire seulement cette indication des cartes. Les réunions déjà tenues conservent leur compte rendu.

Qui voit une réunion, et qui peut faire quoi

Une réunion est visible pour les personnes figurant sur sa liste de participants, ainsi que pour son organisateur. Être membre du projet ne suffit pas en soi, une réunion interne reste donc interne.
Toute personne pouvant contribuer au projet peut préparer des réunions, les modifier, animer la salle, les clôturer et envoyer les invitations ou le compte rendu.
Supprimer une réunion et gérer les types de réunion nécessitent des droits de gestion du projet.
Une réunion clôturée est verrouillée : personne ne peut la modifier, la relancer ou la supprimer.

Les chapitres de cette section

Préparer une réunion : prévoyez des cartes au fil de la semaine, constituez l’ordre du jour, invitez les participants.
Animer une réunion : parcourez l’ordre du jour, saisissez les notes et les conclusions, statuez sur chaque point.
Compte rendu et points d’action : validez et verrouillez le compte rendu, envoyez le rapport par e-mail et transformez les accords en cartes.