Préparer une réunion

Les bonnes réunions se préparent dans les marges de la semaine, pas la veille au soir. Dans Wyroo, cette préparation tient en deux habitudes : prévoir une carte dès l’instant où vous vous dites « il faudrait en discuter », et laisser l’assistant transformer cette liste en ordre du jour quand la réunion approche.

Prévoir des cartes au fil de la semaine

1. Sur le tableau, faites un clic droit sur une carte et ouvrez À discuter lors de. Cochez le type de réunion concerné, par exemple Réunion de chantier. Une coche indique où la carte est déjà prévue, et un second clic la retire.
2. Vous pouvez faire de même depuis la carte elle-même : ouvrez-la et utilisez le champ À discuter lors de.
3. Une carte prévue affiche une petite icône de personnes sur le tableau. Survolez-la pour voir pour quelles réunions elle est prévue. Le menu Filtres du tableau peut aussi n’afficher que les cartes prévues pour un type, si bien que juste avant la réunion vous vérifiez en un clic le futur ordre du jour.

Une carte peut être prévue pour plusieurs types à la fois. Quand une réunion est clôturée, les cartes qui figuraient à son ordre du jour sont automatiquement retirées de la liste de ce type.

Préparer la réunion : trois étapes

Dans l’onglet Réunions, cliquez sur Nouvelle réunion. L’assistant Préparer la réunion vous guide en trois étapes.

Étape 1 : les participants

Choisissez d’abord le Type de réunion. Le choix d’un type remplit immédiatement l’ordre du jour avec les cartes prévues pour celui-ci, de la plus ancienne à la plus récente, si bien que l’ordre du jour se lit dans l’ordre où les sujets sont apparus pendant la semaine. Le Nom est proposé à partir du type, du numéro de la réunion et de votre entreprise ; dès que vous saisissez votre propre texte, il cesse de suivre le type.

Choisissez ensuite qui participe :

• Équipe : cochez les membres du projet qui doivent être présents. Vous êtes présélectionné comme organisateur.
• Invités externes : des personnes sans compte Wyroo, ajoutées par nom et e-mail, par exemple le client ou un fournisseur. Ils reçoivent l’invitation et le compte rendu par e-mail.

Étape 2 : constituer l’ordre du jour

Faites glisser les cartes depuis Cartes actives à gauche vers Points de l’ordre du jour à droite, et faites-les glisser au sein de l’ordre du jour pour définir l’ordre. Cela ne fait que composer l’ordre du jour ; aucune carte n’est jamais déplacée ou modifiée sur le tableau.

• La liste de gauche affiche les cartes ouvertes du tableau du projet, avec un champ de recherche, des filtres par type de carte et par rôle, et un bouton Tout ajouter. Les cartes du backlog et les cartes terminées ne sont pas proposées.
• Chaque point de l’ordre du jour peut porter une Durée estimée (minutes), que la salle de réunion utilise pour surveiller le temps.
• Ajouter un point ajoute un point libre qui n’est pas une carte : un titre et une description facultative, dans laquelle vous pouvez mentionner des personnes avec @.
• Les points restés ouverts lors de la réunion précédente sont repris automatiquement, marqués De la dernière réunion.
• Chaque nouvel ordre du jour se termine par un tour de Questions diverses. C’est un point ordinaire : faites-le glisser ailleurs ou supprimez-le.

Étape 3 : date et lieu

Choisissez la date et l’heure de début (aujourd’hui ou plus tard). Le lieu est prérempli avec l’adresse du projet. Laissez Envoyer une invitation aux participants coché et terminez avec Créer la réunion.

Invitations

Chaque participant disposant d’une adresse e-mail reçoit une invitation aux couleurs de votre entreprise, avec la date, le lieu et l’ordre du jour numéroté, dans sa propre langue. Un fichier d’agenda standard (.ics) est joint, pour que la réunion arrive correctement dans l’agenda de chacun, quel que soit le fuseau horaire. L’organisateur reçoit toujours une copie.

Vous pouvez aussi envoyer ou renvoyer l’invitation plus tard depuis la page de la réunion. Modifier une réunion ne renvoie pas les invitations, sauf si vous cochez à nouveau la case au moment d’enregistrer.

Ce que voient les invités externes

Les invitations des membres de l’équipe mènent directement dans Wyroo. Les invités externes reçoivent quant à eux un bouton Voir l’ordre du jour qui ouvre une page d’ordre du jour publique : aucun compte ni identifiant nécessaire, une page aux couleurs du logo de votre entreprise, qui affiche toujours l’ordre du jour actuel. Elle ne montre que les titres et les descriptions des points, jamais les notes, les conclusions, les détails des cartes ni la liste des participants. La page n’existe que lorsqu’au moins un invité externe est invité, et chaque visite est enregistrée.