Compte rendu et points d'action

Clôturer une réunion est un moment délibéré, en deux temps : vous relisez d’abord le compte rendu, puis vous le verrouillez. Ce n’est qu’après le verrouillage que vous décidez quels points d’action deviennent des cartes.

Valider le compte rendu

Clôturer la réunion ouvre la relecture. Chaque point de l’ordre du jour est listé avec son issue (Traité, Reste ouvert, ou un avertissement Non traité), ses notes et un résumé modifiable.

Si vous avez laissé la conclusion d’un point vide, un résumé provisoire vous attend peut-être déjà, rédigé à partir des notes de ce point et marqué Brouillon IA. C’est un point de départ, rien de plus : lisez-le, ajustez-le, et le badge disparaît dès que vous modifiez le texte. Quand l’IA n’est pas disponible, le champ est simplement vide et vous rédigez le résumé vous-même.

Prenez au sérieux l’avertissement affiché sur cet écran : une fois que vous appuyez sur Valider et verrouiller, la réunion est définitivement clôturée. Elle ne peut plus être rouverte, reprise ni modifiée. Si vous voulez seulement vous absenter, choisissez plutôt Mettre en pause. Retour à la réunion ramène dans la salle sans verrouiller.

Le rapport de compte rendu

Le compte rendu est un PDF téléchargeable depuis la page de la réunion : un aperçu en direct tant que la réunion est en cours, la version définitive une fois qu’elle est clôturée. Le verrouillage fige le contenu : renommer plus tard des cartes ou des personnes ne change jamais un compte rendu déjà diffusé.

Le rapport se lit comme le ferait un président de séance : d’abord les points repris de la réunion précédente avec leur issue, puis l’ordre du jour avec les notes et le résumé de chaque point, et enfin trois listes :

• Décisions : la conclusion de chaque point réglé.
• Liste des actions : qui fait quoi, une ligne par carte créée par cette réunion.
• Points ouverts pour la prochaine réunion : tout ce qui reste ouvert.

Après la clôture, Envoyer le compte rendu envoie le rapport en pièce jointe au format PDF. Toutes les personnes invitées sont présélectionnées, y compris les absents et les invités externes ; désactivez celles qui ne doivent pas le recevoir. Chaque destinataire reçoit l’e-mail dans sa propre langue, et un second envoi accidentel est bloqué automatiquement. La clôture d’une réunion n’envoie jamais d’e-mail à elle seule ; l’envoi du compte rendu est toujours une action explicite de votre part.

Des accords aux cartes

Pendant la réunion, vous avez marqué des notes et des conclusions comme points d’action. Après le verrouillage, ils apparaissent sous Points d’action de cette réunion, et une seule règle gouverne tout l’écran : rien n’arrive sur le tableau tant que vous ne l’avez pas accepté.

L’IA relit une fois, en arrière-plan, le compte rendu fraîchement verrouillé et peut ajouter ses propres propositions : du travail que le compte rendu implique mais que personne n’a marqué, et des titres plus précis pour les points marqués en séance. Chaque ligne indique son origine (marquée à la main, ou proposée par l’IA).

Pour chaque ligne, vous gardez la main :

• Ouvrez-la pour ajuster le titre, la description, le type de carte et la personne assignée, et pour voir de quel point de l’ordre du jour elle est issue. Seuls les participants disposant d’un compte Wyroo peuvent être assignés.
• Créer la carte transforme le point en une vraie carte du tableau dans la colonne À faire, en reprenant tout son contenu et en restant traçable jusqu’à la réunion. Tout créer accepte toute la liste d’un coup.
• Supprimer retire une proposition définitivement ; une confirmation est toujours demandée d’abord.
• Accepté par erreur ? Annuler supprime à nouveau la carte, mais seulement tant qu’elle est intacte : toujours dans sa colonne d’arrivée, sans commentaires, sans pièces jointes.

La personne assignée à une nouvelle carte est notifiée, et les tableaux se mettent à jour en direct pour tout le monde. Tout ce que vous laissez en suspens attend simplement sur la page de la réunion.

Ce que l’IA fait ici, et ce qu’elle ne fait jamais

Toute l’IA des réunions suit les mêmes règles. Elle travaille uniquement à partir de ce qui a réellement été écrit dans cette réunion, elle n’invente jamais de faits, de noms, de dates ni de décisions, et elle écrit dans la langue de vos notes. Tout ce qu’elle produit est une suggestion portant une étiquette IA visible, et une personne l’accepte ou la modifie avant que quoi que ce soit ne soit enregistré, envoyé ou placé sur le tableau. Si votre espace de travail n’a pas d’IA configurée, tous les parcours ci-dessus fonctionnent quand même ; vous rédigez simplement vous-même les résumés et les titres.