Eine Besprechung vorbereiten

Gute Besprechungen werden nebenbei unter der Woche vorbereitet, nicht am Abend davor. In Wyroo besteht diese Vorbereitung aus zwei Gewohnheiten: Merken Sie eine Karte in dem Moment vor, in dem Sie denken “das sollten wir besprechen”, und lassen Sie den Assistenten diese Warteschlange in eine Tagesordnung verwandeln, wenn die Besprechung ansteht.

Karten unter der Woche vormerken

1. Klicken Sie auf dem Board mit der rechten Maustaste auf eine Karte und öffnen Sie Besprechen bei. Haken Sie den Besprechungstyp an, zu dem sie gehört, zum Beispiel Baubesprechung. Ein Häkchen zeigt, wo die Karte bereits vorgemerkt ist, und ein zweiter Klick entfernt sie wieder.
2. Dasselbe geht von der Karte selbst aus: Öffnen Sie sie und verwenden Sie das Feld Besprechen bei.
3. Eine vorgemerkte Karte zeigt auf dem Board ein kleines Personen-Symbol. Fahren Sie mit der Maus darüber, um zu sehen, für welche Besprechungen sie vorgemerkt ist. Das Menü Filter des Boards kann ausserdem nur die für einen Typ vorgemerkten Karten anzeigen, sodass Sie kurz vor der Besprechung die künftige Tagesordnung mit einem Klick prüfen können.

Eine Karte kann für mehrere Typen gleichzeitig vorgemerkt sein. Wird eine Besprechung abgeschlossen, werden die Karten, die auf ihrer Tagesordnung standen, automatisch aus der Warteschlange dieses Typs entlassen.

Die Besprechung vorbereiten: drei Schritte

Klicken Sie auf dem Tab Besprechungen auf Neue Besprechung. Der Assistent Besprechung vorbereiten führt Sie durch drei Schritte.

Schritt 1: Teilnehmer

Wählen Sie zuerst die Art der Besprechung. Mit der Wahl eines Typs füllt sich die Tagesordnung sofort mit den dafür vorgemerkten Karten, die älteste zuerst, sodass die Tagesordnung in der Reihenfolge zu lesen ist, in der die Themen unter der Woche aufkamen. Der Name wird aus dem Typ, der Besprechungsnummer und Ihrem Unternehmen vorgeschlagen; sobald Sie eigenen Text eingeben, folgt er dem Typ nicht mehr.

Wählen Sie dann, wer teilnimmt:

• Team: Haken Sie die Projektmitglieder an, die dabei sein sollen. Sie selbst sind als Organisator vorausgewählt.
• Externe Gäste: Personen ohne Wyroo-Konto, hinzugefügt mit Name und E-Mail, zum Beispiel der Bauherr oder ein Lieferant. Sie erhalten die Einladung und den Bericht per E-Mail.

Schritt 2: die Tagesordnung zusammenstellen

Ziehen Sie Karten von Aktive Karten links in die Tagesordnungspunkte rechts, und ziehen Sie innerhalb der Tagesordnung, um die Reihenfolge festzulegen. Dies stellt nur die Tagesordnung zusammen; eine Karte auf dem Board wird dabei nie verschoben oder verändert.

• Der Vorrat zeigt die offenen Board-Karten des Projekts, mit einem Suchfeld, Filtern nach Kartentyp und Rolle und einer Schaltfläche Alle hinzufügen. Karten im Backlog und abgeschlossene Karten werden nicht angeboten.
• Jeder Tagesordnungspunkt kann eine Geschätzte Dauer (Minuten) tragen, mit der der Besprechungsraum die Zeit im Blick behält.
• Punkt hinzufügen fügt einen freien Tagesordnungspunkt hinzu, der keine Karte ist: ein Titel plus eine optionale Beschreibung, in der Sie Personen mit @ erwähnen können.
• Punkte, die in der vorherigen Besprechung offen geblieben sind, werden automatisch übernommen und sind mit Aus der letzten Besprechung markiert.
• Jede neue Tagesordnung endet mit einer Runde Sonstiges. Das ist ein gewöhnlicher Punkt: Ziehen Sie ihn an eine andere Stelle oder entfernen Sie ihn.

Schritt 3: Datum und Ort

Wählen Sie Datum und Startzeit (heute oder später). Der Ort ist mit der Projektadresse vorausgefüllt. Lassen Sie Eine Einladung an die Teilnehmer senden angehakt und schliessen Sie mit Besprechung erstellen ab.

Einladungen

Jeder Teilnehmer mit E-Mail-Adresse erhält eine ansprechend gestaltete Einladung mit dem Datum, dem Ort und der nummerierten Tagesordnung, in der eigenen Sprache. Eine Standard-Kalenderdatei (.ics) ist angehängt, sodass die Besprechung in jedem Kalender und in jeder Zeitzone korrekt landet. Der Organisator erhält immer eine Kopie.

Sie können die Einladung auch später von der Besprechungsseite aus senden oder erneut senden. Das Bearbeiten einer Besprechung versendet die Einladungen nicht erneut, es sei denn, Sie haken das Kästchen beim Speichern wieder an.

Was externe Gäste sehen

Die Einladungen von Teammitgliedern verlinken direkt in Wyroo. Externe Gäste erhalten stattdessen eine Schaltfläche Agenda ansehen, die eine öffentliche Agenda-Seite öffnet: ohne Konto oder Anmeldung, versehen mit Ihrem Firmenlogo und immer mit der aktuellen Tagesordnung. Sie zeigt nur die Titel und Beschreibungen der Punkte, nie Notizen, Schlussfolgerungen, Kartendetails oder die Teilnehmerliste. Die Seite existiert nur, wenn mindestens ein externer Gast eingeladen ist, und jeder Besuch wird protokolliert.