Protokoll und Aktionspunkte

Das Abschliessen einer Besprechung ist ein bewusster Moment in zwei Schritten: Zuerst prüfen Sie das Protokoll, dann sperren Sie es. Erst nach dem Sperren entscheiden Sie, welche Aktionspunkte zu Karten werden.

Das Protokoll bestätigen

Besprechung abschließen öffnet die Prüfung. Jeder Tagesordnungspunkt wird mit seinem Ergebnis (Erledigt, Bleibt offen oder der Warnung Nicht behandelt), seinen Notizen und einer bearbeitbaren Zusammenfassung aufgeführt.

Haben Sie das Fazit eines Punkts leer gelassen, wartet dort womöglich schon ein Entwurf der Zusammenfassung, geschrieben aus den Notizen dieses Punkts und mit KI-Entwurf markiert. Er ist ein Ausgangspunkt, mehr nicht: Lesen Sie ihn, passen Sie ihn an, und die Kennzeichnung verschwindet, sobald Sie ihn bearbeiten. Ist keine KI verfügbar, bleibt das Feld einfach leer und Sie schreiben die Zusammenfassung selbst.

Nehmen Sie die Warnung auf diesem Bildschirm ernst: Sobald Sie Bestätigen und sperren drücken, ist die Besprechung endgültig geschlossen. Sie kann nicht wieder geöffnet, fortgesetzt oder bearbeitet werden. Möchten Sie nur kurz weg, verwenden Sie stattdessen Pausieren. Zurück zur Besprechung kehrt in den Raum zurück, ohne zu sperren.

Der Protokollbericht

Das Protokoll ist ein PDF, das Sie von der Besprechungsseite herunterladen können: eine Live-Vorschau, solange die Besprechung läuft, die endgültige Fassung, sobald sie geschlossen ist. Das Sperren friert den Inhalt ein; werden Karten oder Personen später umbenannt, ändert das ein bereits ausgegebenes Protokoll nie.

Der Bericht liest sich, wie eine Sitzungsleitung ihn vortragen würde: zuerst die aus der vorherigen Besprechung übernommenen Punkte mit ihrem Ergebnis, dann die Tagesordnung mit den Notizen und der Zusammenfassung jedes Punkts und zum Schluss drei Listen:

Beschlüsse: das Fazit jedes entschiedenen Punkts.
Aufgabenliste: wer was übernimmt, eine Zeile pro Karte, die diese Besprechung angelegt hat.
Offene Punkte für die nächste Besprechung: alles, was offen bleibt.

Nach dem Abschluss versendet Protokoll senden den Bericht als PDF-Anhang. Alle Eingeladenen sind vorausgewählt, auch Abwesende und externe Gäste; schalten Sie aus, wer es nicht erhalten soll. Jeder Empfänger bekommt die Mail in der eigenen Sprache, und ein versehentlicher zweiter Versand wird automatisch blockiert. Das Abschliessen einer Besprechung verschickt nie von selbst E-Mails; das Senden des Protokolls ist immer Ihre ausdrückliche Handlung.

Von Vereinbarungen zu Karten

Während der Besprechung haben Sie Notizen und Schlussfolgerungen als Aktionspunkte markiert. Nach dem Sperren erscheinen sie unter Aktionspunkte aus dieser Besprechung, und eine Regel bestimmt den ganzen Bildschirm: Nichts erreicht das Board, bevor Sie es annehmen.

Die KI liest das frisch gesperrte Protokoll einmal im Hintergrund und kann eigene Vorschläge ergänzen: Arbeit, die das Protokoll nahelegt, aber niemand markiert hat, und prägnantere Titel für die im Raum markierten Punkte. Jede Zeile zeigt, woher sie stammt (von Hand markiert oder von der KI vorgeschlagen).

Bei jeder Zeile behalten Sie die Kontrolle:

Öffnen Sie sie, um Titel, Beschreibung, Kartentyp und Zuweisung anzupassen und zu sehen, aus welchem Tagesordnungspunkt sie stammt. Zugewiesen werden können nur Teilnehmer mit Wyroo-Konto.
Karte anlegen verwandelt den Punkt in eine echte Board-Karte in der Spalte Zu erledigen, übernimmt dabei alles und bleibt zur Besprechung rückverfolgbar. Alle anlegen nimmt die ganze Liste auf einmal an.
Verwerfen entfernt einen Vorschlag endgültig; es wird immer zuerst nachgefragt.
Versehentlich angenommen? Rückgängig machen löscht die Karte wieder, aber nur, solange sie unberührt ist: noch in ihrer Ankunftsspalte, ohne Kommentare, ohne Anhänge.

Die zugewiesene Person einer neuen Karte wird benachrichtigt, und die Boards aktualisieren sich live für alle. Was Sie unentschieden lassen, wartet einfach auf der Besprechungsseite.

Was die KI hier tut, und was sie nie tut

Die gesamte Besprechungs-KI folgt denselben Regeln. Sie arbeitet nur mit dem, was in dieser Besprechung tatsächlich geschrieben wurde, sie erfindet nie Fakten, Namen, Daten oder Beschlüsse, und sie schreibt in der Sprache Ihrer Notizen. Alles, was sie erzeugt, ist ein Vorschlag mit sichtbarer KI-Kennzeichnung, und ein Mensch nimmt ihn an oder bearbeitet ihn, bevor irgendetwas festgehalten, versendet oder auf das Board gestellt wird. Hat Ihr Arbeitsbereich keine KI konfiguriert, funktionieren alle Abläufe oben trotzdem; Sie schreiben die Zusammenfassungen und Titel dann einfach selbst.