Besprechungen

Ein Bauprojekt lebt von Besprechungen: die Baubesprechung mit dem Bauunternehmer, die Bauherrenbesprechung über Entscheidungen und Budget, die interne Runde vor beidem. Wyroo behandelt eine Besprechung als Teil des Projekts, nicht als separaten Kalendereintrag. Die Tagesordnung entsteht aus den Karten, mit denen Sie ohnehin arbeiten, das Protokoll wird während des Gesprächs festgehalten, und die Folgearbeit landet als Karten wieder auf dem Board.

Jedes Projekt hat einen Tab Besprechungen. Er listet die Besprechungen des Projekts auf, und jede trägt einen Status:

• Entwurf: wird vorbereitet, noch kein Termin festgelegt.
• Geplant: Datum und Uhrzeit stehen fest, Einladungen können verschickt werden.
• In Bearbeitung: Die Besprechung läuft (oder ist pausiert).
• Geschlossen: gehalten und gesperrt, mit endgültigem Protokoll.

Die Besprechung, die Ihre Aufmerksamkeit braucht, steht separat ganz oben: die gerade laufende, sonst die nächste geplante. Läuft sie bereits oder ist sie für heute angesetzt, steht die Schaltfläche zum Starten oder Fortsetzen gleich daneben; liegt sie weiter in der Zukunft, finden Sie das unter den drei Punkten, denn eine Besprechung in vier Tagen wird vorbereitet und nicht gestartet. Alles Übrige ist nach Monat gruppiert, das Jüngste zuerst, Entwürfe ohne Datum zuletzt.

Das Datum hat links einen eigenen Block, samt Wochentag, sodass Sie die Spalte mit einem Blick durchgehen können. Jede Zeile zeigt ausserdem die Art, die Uhrzeit, den Ort, die Vornamen der Teilnehmenden mit einem Zähler für die übrigen, die Anzahl der Tagesordnungspunkte, ob Punkte offen geblieben sind, und ob das Protokoll bereitliegt.

Über der Liste grenzen vier Filter sie ein: Alle, Anstehend, Braucht Aufmerksamkeit (Besprechungen mit noch offenen Punkten) und Geschlossen. Der Filter steht in der Adresse, eine gefilterte Liste lässt sich also teilen oder merken.

Besprechungen können pro Arbeitsbereich ein- oder ausgeschaltet werden. Wenn Sie den Tab Besprechungen nicht sehen, ist die Funktion für Ihren Arbeitsbereich nicht aktiviert.

Besprechungstypen

Ein Besprechungstyp ist eine Art von Besprechung, die Ihr Projekt führt, zum Beispiel eine Baubesprechung oder eine Bauherrenbesprechung. Jedes neue Projekt beginnt mit drei Typen: Baubesprechung, Bauherrenbesprechung und Interne Besprechung. Wer das Projekt verwalten kann, kann unter Besprechungstypen verwalten in den Projekteinstellungen Typen hinzufügen, umbenennen oder löschen.

Typen machen die Vorbereitung mühelos. Unter der Woche kann jeder eine Karte für einen Typ vormerken (“das besprechen wir in der nächsten Baubesprechung”). Bereitet dann jemand eine Besprechung dieses Typs vor, werden alle vorgemerkten Karten automatisch auf die Tagesordnung übernommen. Siehe Eine Besprechung vorbereiten.

Beim Löschen eines Typs verlieren Karten lediglich diese Vormerkung. Bereits gehaltene Besprechungen behalten ihr Protokoll.

Wer sieht eine Besprechung, und wer darf was

• Eine Besprechung ist für die Personen auf ihrer Teilnehmerliste sichtbar, plus für ihren Organisator. Projektmitglied zu sein reicht allein nicht aus, eine interne Besprechung bleibt also intern.
• Wer am Projekt mitarbeiten kann, kann Besprechungen vorbereiten, sie bearbeiten, den Raum leiten, sie abschliessen und Einladungen oder Protokolle versenden.
• Das Löschen einer Besprechung und das Verwalten von Besprechungstypen erfordern Verwaltungsrechte im Projekt.
• Eine geschlossene Besprechung ist gesperrt: Niemand kann sie bearbeiten, erneut durchführen oder löschen.

Die Kapitel in diesem Abschnitt

• Eine Besprechung vorbereiten: Karten unter der Woche vormerken, die Tagesordnung zusammenstellen, die Runde einladen.
• Eine Besprechung durchführen: die Tagesordnung Punkt für Punkt durchgehen, Notizen und Schlussfolgerungen festhalten, jeden Punkt entscheiden.
• Protokoll und Aktionspunkte: das Protokoll bestätigen und sperren, den Bericht per E-Mail versenden und Vereinbarungen in Karten verwandeln.